三、【R阅读原文拆页】

请大家先看一下我投屏的原文片段，这个环节是1分钟看完请大家发个消息。

片段来自《卓有成效的管理者》 P67-68页的《有效的会议》章节：

管理者总不免要参加讨论会、协调会和简报会等各种会议。会议正是管理者每日使用的管理工具。当然，这些工作也占去了管理者的时间。即使最善于分析其时间和管理时间的人，仍不免花费大量时间于会议和报告上。

卓有成效的管理者知道他们能从会议中得到什么，也知道会议的目的是什么或应该是什么。他会自问:“我们为什么要召开这次会议?是为了某项决策?是为了宣布什么?还是为了澄清我们应该做些什么?”他会在事前想清楚会议目的，想清楚要求什么报告，以及想清楚简报的用意。他一定坚持开会必须真正有所贡献。

有效的管理者在会议开始时，会先说明会议的目的和要求达成的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。他绝不会使会议成为一次摆龙门阵的机会，任大家随便发言。当然，如果会议的目的是在激发大家的思想和创见，他也不会仅让某一个人滔滔不绝。他会刺激每一位与会人员的发言兴趣。但是在会议结束之前，他会回到开场所介绍的主题，使会议获得的结论与主题相符。

当然还有其他一些使会议开得更有效的方法，（举例来说，简单但是最容易被人忽视的一条规则是：你可以主持会议，听取重要的发言，也可以是与大家共同讨论。但你不能既主持会议，又高谈阔论）。无论如何，最重要的在于从一开始就把焦点放在贡献上。

四、【I】拆书家讲解引导

大家都读完拆页了，那接下来我们一起来学习下这个片段。

WHAT：这个片段介绍了卓有成效的管理者召开会议的三个关键步骤。

WHY：日常工作中，我们经常会参与很多会议，如年终会、半年会、月度会、周会、日例会等，而好些会议冗长而无聊，甚至与自己根本没有关系，管理者参加这样的会议不仅不能产生贡献，而且白白浪费了宝贵的时间资源。所以，管理者尤其是会议组织者非常有必要了解高效召开会议的方法。

HOW：具体该怎么做呢？可按以下三个步骤：

第一，主持人一开始就要明确会议的目的和要达成的贡献，并根据目的和贡献确定参会人员、资料准备情况，要让所有参会人员会前做好充分的准备；第二，在会议过程当中，要引导参会者充分讨论，对于议题跑偏的要及时制止，将会议拉到既定的议程中来；第三，在会议结束之前，进一步回顾本次会议的决议情况，以确保会议结论与会议主题相一致。

按这样的步骤来开会，就更能聚焦会议议题，提升会议的作用，进而为组织效率提升做出贡献。

【不这以做的坏处】

今年7月份我应会议组织者要求参与了养老院的设计调整会，当时我正在项目上巡查，接到通知后就驱车40公里从项目回到公司开会，会上买家仅提出了自己的几点需求，而针对我们已调整的方案则需要和其公司领导商议下再答复，结果20分钟就开完了会议，于是我又花费70分钟回到了项目，整个会议与我并无关系，但光路上就花费了我2个半小时。

【反例变正例】

结合刚才说的有效会议三步法，若由我来组织养老院的设计调整会，首先，我会提前与领导明确本次会议的目标，根据要达成的目标确定相关的参会人员与资料准备情况，提前通知参会人员，请大家熟悉会议资料和流程；其次我会在会中积极引导参会人员踊跃发言，尤其要引导公司各部门详细说明现在方案的特点并引导买家充分说明自己的需求；最后，在会议将要结束时，我会总结下此次会议的主要决议、待办事项等，以进一步呼应会议的主题。相信按这样的流程下来，所有参会人员都会更聚焦于会议主题，从而召开高效的会议。

【预防异议】

可能大家会有疑义，拆页中的有效会议三步法是否适用所有的场合呢？针对紧急而临时召开的会议，上述方法是否仍旧有效呢？

我的答案是仍旧有效，明确会议目标，会中聚焦议题，会议将结束时重申会议目标的主要原则不变，不同的是各类公司会根据其组织文化、领导风格而有所侧重。

WHERE： 所以，我认为任何形式的会议，哪怕是家庭会议、研讨会、家长会等等，为了保证会议高效，都可以参照以上3个步骤来召开。但需要注意的是，以上三个步骤并非所有会议都要严格按此执行，可以根据公司实际情况而有所调整。像我们公司开会就没有第三个步骤，会议议题过完主持人就宣布结束了，大家在实际应用时可以灵活选择。

五、【A1激活经验】

【A2分布催化应用场景－指向未来的显像提问】

在分享完我的解读之后来到我们的应用环节，请天家设想一下:下周一你早早就起来了，此时你坐在办公桌前，刚喝了一口咖啡，照例打开电脑或者笔记本，准备写下近期的重点工作。你正在思考：9月即将结束，国庆黄金周即将到来，接下来可能有哪些会议呢？是家庭的国庆出游讨论会，公司的总结会，还是孩子的家长会呢？请你写出会议的召开的背景、时间和内容就可以了，等一下请一位小伙伴分享。

成婷分享：我们公司是做技术服务的，主要服务于客户，客户如果对我们的工作不满意，他是有权利向上投诉的。前几天我们领导给我说，客户这几天对我们近期的工作有几个投诉，暂定下周二或者周三对这个事项进行一个内部讨论，有这样的一个会议。

【分步催化2—催化学习者加工未来的场景】

谢谢婷姐的分享，在接下来的半月内，我们遇到了刚才设想中的场景，你不由地想起了今天的高效会议三步法，请你运用此方法来策划这个会议。请大家先思考一下，稍后请一位小伙伴分享。

我再重申一下，有效会议的三步法是：1、明确目的，2、按既定议题进行，3、总结回顾。

成婷分享：首先我会先确定会议目标——内部讨论出应对客户这几次投诉的一个方案；其次是按照确定的议题去开展这个会议，一是明确我们目前遇到这几个投诉的问题是什么，二是分析这几个投诉的问题的根本原因是什么，三是大家头脑风暴来思考一下，我们如何去改进我们，以提升用户的满意度；最后是总结回顾，我会先回顾一下我们当时总结的我们内部的问题、原因、解决的方案是什么，再回顾一下我们这个会议的目标到底有没有达成。

以上就是用这三步来组织这个会议的设想。

六、结束语

感谢婷姐的分享，相信按上述步骤来部署会议，一定能达到良好的效果。

最后我们来回顾下今天的内容，今天我主要分享了有效会议的三个步骤，希望大家可以应用到日后的工作中，让每一场会议有卓有成效。我的分享到此结束，感谢大家的参与。