片段来源：《可复制的领导力》第9章P250-251 把时间用在关键要务上

这种办法是美国非常流行的一种高效工作方法——GTD（Getting Things Done，把事情做完）。GTD的核心理念是必须记录下来要做的事，然后整理安排并让自己一一执行，大致分为收集、整理、组织、回顾和执行五大步骤（如图9-1所示）。

1．收集

将能够想到的所有应该去做的事情罗列于“待办事宜”中。待办事宜的存在形式可以是实物性质的文件夹、资料夹和纸张等，也可以是以数字形式存在的日程表。这一步的关键在于，将所有未来可能面临的任务全部记录下来。

2．整理

将进入“待办事宜”的事项进行分类处理，定时清空。一般来讲，类型分为“可以立即完成”与“不可立即完成”两类。对于可以立即完成的事项立即处理，清空任务。对于不能立即完成的事项则进入下一步组织环节。对于一些参考资料类的信息，可以对其进行标记后分类存放。

3．组织

组织是GTD中最核心的规划步骤，需要管理者综合考虑各方面因素，制订出相应的计划。

行动的组织可以分为行动清单、等待清单和未来清单三部分。

①行动清单，是指下一步具体的行动。如果下一步包含多个步骤，则需要细化成更为具体的工作，比如地点和时间等。这样管理者就会了解应该做的工作。

②等待清单，是指委派别人去做的工作。

③未来清单，是指延迟处理未设置具体完成时间的计划。

4．回顾

回顾是指每周都进行清单回顾、检查和更新的步骤，确保GTD系统的正常运作，并保证下周计划正常进行。

5、执行

按照清单开始行动。

【WHAT】

我们一起来学习这个拆页。

那这个拆页它主要是介绍了一种高效的工作方法，它的核心逻辑是记录所需要完成的所有的任务，再分类整理，最后逐一完成。

【HOW】

我们可以从拆页中看出它一共是有5步的。

第一步：收集任务；把我们当下一周或是一个月要做的事情把它全部写下来。

第二步：对收集的任务进行整理；我们可以按照“可立即完成”和“不可立即完成”这两类来对任务进行整理。

第三步：对于（第二步）“不可立即完成的任务”，我们进入到第三步的组织任务；那我在这里修改了原文关于三类清单的一个描述，更方便我们理解。

这三类清单：第一类是自己做的加任务分解清单；第二类是给别人做的；第三类是以后做的。要注意啊，这个“以后做的”是未确定完成时间的，也就是说这个任务我暂时不知道他要什么时候完成的，我可以我们可以把它放到第三类

第四步：每周都对我们的清单来进行回顾。

最后呢（第五步）:就是按规划的清单来进行任务的执行。

【WHY】

那我们看一下为什么要使用这个五步法呢？

回想一下我们总是停不下来的生活。如果我们不对任务做规划呢，我们非常容易陷入一种想起什么做什么，什么容易做什么，别人催什么做什么的，一种瞎忙的状态，所有的任务都处于进度当中，但是都是未完成的。那处于瞎忙状态，有更严重的地方就是在于它会让我们忘记真正关键任务是什么，时间都花在一地鸡毛上面，毫无价值感。

回想起来呀，我10月份在做工作总结的时候，就陷入了这个瞎忙的误区啊。

10月份的工作，我回想起来会发现自己大量的时间都花在了协助他人，做一些花时间但低价值的小事上面，简单来说就是打杂。所以一个月过去了，会发现自己的核心工作毫无进展，可以说忙了一个月，但是一点亮点都没有。

为了避免我11月再次陷入瞎忙，我用上了5步法对我的11月工作进行一个规划。

首先是把我一个月要做的事情全部写下来，第一步收集任务；第二步就是对于我的任务进行一个整理，按照可立即完成和不可立即完成来进行整理；那来到了第三步，对于不可立即完成的任务，按照三类清单去进行组织；最后每周都对我们的清单进行回顾啊；再按照我们规划的一个清单来进行一个任务的执行。

那我的11月在5步法的规划之下呢，可以说是有条不紊的度过。那其中呢，会不断有新的任务涌入，那这个时候我们继续再用5步法对任务进行整理。那我的11月忙而不乱，并且完成了最能体现岗位工作价值的事情。

【预防异议】

那现在，可能伙伴们就会有疑问了

（1）做规划它本身就是很占用时间的，而且你这个方法还有5步这么多，我规划完啊任务都做完了。

确实是的，那如果你身上只有1到2项不需要多思考即可完成的任务，那这个时候可以不用5步法，马上去做就可以了，那如果说你每天都陷入忙碌的工作当中，分身乏术，那为了让我们的事情可以更有条不紊的完成，非常推荐大家用这个5步法。

（2）伙伴们可能还会有疑问，那事情一多起来，不是更没时间做规划了吗？行动力才是关键哦。

这个疑虑是非常好的，但是如果说我们拿到任务立即去做啊，看似是行动力强，但本质上其实是缺乏了对这个任务的全局理解和分析拆解的能力。一旦有其它的任务被催进度，我们可能就会盲目的把它置顶，就会出现一种，所有的事情都在做，但是拿不出成果的瞎忙状态，所以不要用盲目的行动来掩盖思考的懒惰，我们要做清醒的任务管理者。

【A2】催化应用-分步催化1

OK那现在呢，回想一下自己的工作和生活。在座的伙伴都是非常热爱工作和生活，不断追求精进的学习者。

可能你是职场的达人，回想一下你在办公室，领导同事一个接一个的找你，微信响个不停……

在场的很多还是宝妈宝爸，我们也回想一下，家里总是有忙不完的事情啊，各种突如其来的小状况，真是让人头疼……

那我相信在在场大多数学习者可能是兼顾职场打工人和孩子父母双重身份的，那我猜你一定没少被抱怨总是加班，没有时间陪伴家人……

我们现在想一下，你最近都在忙什么呀？你未来一个月或者一周有什么任务安排呢？

现在，我们可以拿出刚才给大家发的拆页，翻到背面，背面有给大家总结我们今天这个5步法的一个具体的行动步骤，那现在我们用1分钟的时间，在我们第一个栏，第一步这里，收集任务这里，写下你未来一周或一个月要做的事情。

请注意啊，我们只写第一栏，并且点到即止就可以了啊，我们今天不是真的做工作总结，点到即止就可以了。在第一栏写下，给到大家1分钟的时间。

附：工具表

回想一下，不需要太过严肃的任务，比如说：我明天要带我的猫去洗澡，这也算是一个任务；我明天早上想要去买一顿很丰盛的午餐或者早餐，这也是一个任务；不需要太过严肃死板我们理解这个工作的任务，你要做的事情，我们都可以把它写下来。好，我看很多伙伴呢都已经有写了啊，我们现在按照刚才的分组（开始前有进行分组），我们可以分享一下最近大家在忙的事情，吐槽一下，怎么这么多事情啊，给到大家1分钟的时间，我们可以相互分享，相互吐槽一下最近要做的事情。

【小组吐槽中】

好我们请一位伙伴来说说他的事情呗，不用担心，这里都是自己人，我们不会外露你的机密的（开玩笑），我想请这位伙伴来分享一下。

学习者YOYO：确实比较多，每天的工作任务跟那个强度是比较大的，因为我们公司是虽然说是初创公司，但是爬坡比较快，年后才200人，现到700；这500人是怎么来的，都是我们招过来的，所以很忙，那我接下来未来一个月的一个重点工作计划，第一个就是还是核心管理岗位招聘，目前可能还是有20多个缺口

。招聘团队就两个三个小伙伴啊。然后第二个的话，就是要生产考核标准和范围的制定，因为公司之前是没有这项考核的。第三个就是，目前的行政团队，人数很多，但是效率是不高的，所以接下来会对行政团队的人员进行一个优化。第四个跟生活相关的，就是因为暑期快到了嘛，带孩子出去暑期大概游玩的10天左右，主要是关键的这几个。

作为资深社畜之一，我感觉到你真的很忙，那我相信今晚的方法是可以帮到你的。

学习者木门：有在拆书帮的工作，就是博物馆的一个线上馆的一个建设啊；还有那个我自己的一个主题课程的一个准备，就是青春期的那个孩子的沟通。然后第三个就是家庭有点事可能要陪妻子去一起去完成，包括那个丈母娘的事情，小孩的事情，这就不细细分，反正还有取快递，那个照顾家属，还有一个就是那个规划年假要去干啥呀，那个还有一些本职工作的那个。我就简单的写一下。

木门老师的工作跟生活真的停不下来，任重道远哦。

【A2】催化应用-分步催化2

谢谢两位学习者的分享哈，那我们现在呢，继续把目光回到我们的屏幕上面

那上面也给大家总结了我们五步法的一个具体的步骤，它跟我们拆页背后的一个提示卡是一致的，那我们刚才已经完成了第一步，把我们的一个月或者一周的事情写下来，我们现在呢，就按照步骤的提示，把第二步跟第三步把它写下来，按照我们的提示卡把它写下来，注意哈，点到即止即可，我们今天不是要做这一个认真的工作总结啊，我们只是利用这个框架来学习这个步骤哈。

所以现在我们用一分钟的时间，把我们第一步的任务流转到第二跟第三步，按照提示卡上面的提示把它进行整理和组织，给到大家一分钟的时间，点到即止即可，我们不需要分解的太过详细。

【学习者使用5步法规划中】

OK那我们时间也差不多了，那我就继续邀请刚才给我们做分享的学习者来给我们看一下他是如何拆解任务的。请这位小姐姐我们来分享一下。

拆友YOYO继续分享：

可以立即马上完成的，我觉得就拿这四项来说的话，暂时没有。然后所以1234都是列入不可立即完成的。那不可立即立即完成的，自己能做的就是第二个，刚收到生产的绩效考核的标准的方案制定；这个是我对生产流程是比较熟悉然后是可以自行去完成；那这个任务清单就有些好给别人做的话，第一个核心岗位招聘，因为我们是有招聘小伙伴的，所以我可以把这个岗位他们擅长招每个岗位的，我可以去做一个分解啊，就是目标分解，比如说我20个，可以分三（块），一个人负责5个这样子。那还有一个是那个带家人旅游的，可能会借力一下熟悉的身边的朋友帮忙做好一些攻略。然后以后做的就是这个行政团队人员优化的事情，这个只是没那么快进行，要到下个月月底的时候完成，到时候可以向上借力。

拆友木门继续分享：

没有立刻可以完成的，然后就把这些都放到了第三步，然后分成了这三块。博物馆，青春期课程，还有家庭的一部分以及本职工作的一部分，这个是放到自己做的清单，然后家庭的另外一部分就给老婆做嘛，给孩子做嘛，然后取快递

这个也可以叫孩子去拿嘛，仓鼠这个也可以叫小朋友去照顾啊，那个年假就是暂时还没有规划，就以后做，然后本职工作也有一部分也要外包出去。

今天给大家分享的是拒绝瞎忙5步法，这是一个科学而高效有效的任务管理方法，期待它可以帮助您成为有效而高效的任务管理者，谢谢。