日程管理工作法

计划去做的事情有四类: (1)今天做，而且是约会，所谓约会就是固定时间点去做的事情，比如说下午2点开会，这就是到2点才能去做的事情，所以是约会，我把这类事情直接放到手机日历里;(2)今天某个时间段做的事情，我把它放在左侧的时间轴上，这是硬性时间，这段时间内我一定要排除干扰做这件事;(3)今天做，但什么时候做都行的事情，我把它写在右边的自由区，并且做任务分解;(4)今天别人交代给我的事情，但却是将来才去做的，我就把它写到月历里。

【简短互动】

拆书家：看完了原文片段，我想问一下大家片段中将计划去做的事分成了几类？

学习者：4类

拆书家：第一类是什么？

学习者：今天做，而且是约会。

拆书家：第二类呢？

学习者：今天某个时间段做的事。

拆书家：非常棒,看来大家都有认真的阅读！另外还有两类是今天什么时候做都行的事、今天接受的任务但可以将来去做的事。

【what】日程管理工作法法是通过把一日待办事项分成4类（也就是和今天做而且是约会、今天某个时间段做的事、今天做但什么时候都行的事、今天接受的任务，将来才去做的事）来编制日计划清单，明确下一步行动的方法。

【why】之所以推荐使用日程管理工作法是因为它把待办事项直接明确到执行层面，落实执行时间，不仅能够使秩序和效率得到提升，更容易促进任务完成和目标实现。那具体怎么操作才能让我们一天的任务能有序推进呢？

【how】计划去的事里面

1.罗列今日代办事项，例如：1、背单词60个，2、阅读用户报告，3、15:00洽谈会。

2.将任务清单进行分类

——和他人约好的事情，设置手机提醒，同时填入左侧时间轴对应位置；

——明确时间段做的事情，填入左侧时间轴对应位置；

——今天要做但没有明确时间的事情，写在自由区。可以在空的时候见缝插针的做。

我们可以视情况对这类事情进行任务分解。关于任务分解我们后续可以找机会单独学习，今天主要练习把待办事项分类。

——需要将来去做的事，记录在月历中。空间有限可以直接用序号代替对应事情。定期将月历行程搬运到对应日清单。

【where】日程管理工作法适用于日计划的制定，月计划和年计划的制定则需要匹配其他方法。

【举例】小强是职场菜鸟，年底工作较多，12月26号小强早上9:00来到公司，就开始发愁。

准备向工作多年的同事老付请教。

小强：今天工作任务可不少，一大早看着就有点蒙圈，您给支支招吧。

老付：别慌，用日程管理工作法帮你搞定。都有些啥，你给列出来？

小强：刚部门经理让我29号去合作的A公司取合同；一会儿10：00要开项目复盘会；下午3—4点得把总结写了；今天还要打20个客户回访电话。

老付：你先把今天做并且是约会的事儿挑出来，也就是和他人约好某个时间的事。

小强：那就是上午10点的项目复盘会。

老付：来，把它记在手机日历里设置提醒，同时填入日程表左侧时间轴对应的位置。

小强：我填好了。

老付：现在是明确时间段的事情，同样挑出来填在左侧时间轴对应时间上。

小强：写总结，下午3—4点，我写上去了。

老付：现在是今天做但没有明确时间的事儿，写在自由区。

小强：打20个客户回访电话，我写好了。

老付：最后是将来去做的事情，写在月历中。

小强：29号去A公司取合同，写在月历29号格子里。

老付：现在不都搞定了吗。

在老付的帮助下，小强焦虑一扫而空，用日程管理工作法按时完成工作。

【编写剧本】俗话说的好，听别人讲十遍不如自己用一遍。接下来请大家来当一盘编剧，编写一段小故事，几百字即可，设计出人物和情节。

注意：请包含时间、地点，人物，事件起因、经过、结果，和当时人物双方的对话，其中对话部分请使用日程管理工作法的技巧。时间6分钟，6分钟后我们请人站起来讲讲他编写的小故事。大家可以参考我刚刚分享的案例。时间关系，大家可以简写，自己明白写的是什么就可以。具体的写法呢，大家可以参考我刚才所提供的这个资料,参考我分享的这个案例来进行书写。

【学习者分享】：好，我们的小伙伴都已经完成了故事的编写，那现在呢？我想请现场的伙伴来分享一下，讲一讲他所编写的小故事。那有请这位学习者来分享一下好吗？

宗介：嗯，好的。

拆书家：好的，谢谢宗介的分享。

【片段间的逻辑关系】我们都希望工作能井井有条按计划有序推进，但总不能避免计划外的突发事件出现，片段一我们学习了用日程管理工作法法来编制每日计划清单 ，处理计划内的事，接下来的片段二我们将学习如何应对临时突发任务，处理计划外的事，两个片段是互补关系。

【学习目标二】在跟随我完成本次RIA现场学习后，学习者可以在在面临突发任务时，能够使用应急处理流程（澄清）处理（行为）至少一件（界定）临时突发任务。

在正式阅读原书片段之前，我想先邀请大家做一个小测试，请大家仔细阅读下面表格中的每一句话，根据实际情况按1-5分为自己打分，5分表示非常符合，1分表示很不符合。请花1分钟时间，将以下5道题打分，并汇总分数。

注意：得出的分数并不是对大家的评价或者定性。我们只是通过这些题目，了解自己目前对于突发情况的应对情况。1分钟时间到，

1.请得分≥20分的小伙伴举个手。

2。哦，那得分在10≤得分＜20分的小伙伴呢？好的，宗介。我们把得分在20分以上的伙伴呢称为善于处理突发任务的黄金选手。那我们这个10-20分的小伙伴呢是了解如何处理突发情况的白银选手，希望今天片段二的方法能给到我们白银选手技能加持，之后在处理突发情况方面更上一层楼。

3.得分在＜10分以上的小伙伴呢，有吗？好的，恭喜！说明在处理突发事件方面还处于青铜阶段。那你将会是今天收获最大的人，通过今天的学习，希望可以破除你在应对突发事件方面的卡点。

那接下来，我们一起来看看原书片段。也就是片段二，我来为大家做一个领读。

片段二：

如何应对临时突发任务

“是的，处理好心情之后，再去用一-些小技巧。我举个例子吧，假如你现在是一个公司旅游市场监督部的员工，你的工作职责是处理和客户相关的事情。这天你刚到公司，因为昨天晚上你跟一-个重要的客户沟通，经理强调说今天上班后第一时间就到办公室跟他汇报昨天和客户沟通的情况，所以你一到公司就准备去给经理汇报工作。可是这时突然听说楼下有游客找你讲述旅游的经历，你觉得游客不会无缘无故上门，肯定是有什么重要的事情要说。你正在纠结先去经理那里还是先下楼的时候，同事办公桌上的固定电话响了，同事今天请了病假没有上班。邮箱弹出提示信息说有30封未读邮件，办公系统也提示说收到了客户在语音信箱里的投诉。更郁闷的是明晚在某酒店有个会议，而会场经理留言说快点回电话....嗯，真是一个繁忙的早晨啊!

“现在摆在你面前6件事，有些是计划内的，有些是临时突发的，你该如何安排它们的先后顺序呢?我这里没有标准答案，所以你只要能说出排序的理由就可以了。
1.楼下有游客找你讲述旅游的经历;
2.客户在语音信箱留言抱怨，对服务不满;
3.有30封未读邮件;
4.经理要求第一时间汇报昨天和客户沟通的情况;
5.同事病了，她的电话一直在响;
6.明晚在某酒店有个会议，会场经理留言说要快点回电话。”
“还好我不是他，否则还不给忙死!我试着排一下序.
“我的排序是:4，6，1,3,2，5。“你这么排序的理由是?

【更好的反馈】

阅读完原文片段，我想问一下，如果你是小强，你会怎么安排这些事情顺序呢？我想邀请小伙伴来分享一下，现场的伙伴可以说一下你的排序吗？

宗介：我的排序是421635.

拆书家：嗯，是的，我们刚才就说了没有标准答案，只是我比较关心，你是从哪些方面考虑来进行排序的呢？

宗介：第一个就是这个事件的影响程度吧。经理要求第一时间汇报这个肯定是直接关系到我的，因为他是领到嘛，所以排在了第一。另外两个呢，2和1因为他本职工作就是处理和客户相关的事情。所以把这个排在第二位。然后第6的一个是酒店这个会议要求快点回电话，因为这个是一个比较紧急的事情。然后3和5在后面是因为邮件我们可以选择自己的时间去回复。另外一个我觉得同事的电话跟我没有太大关系。

拆书家：哦，是从事件对自己的影响程度来考虑的。

宗介：我就是觉得这件事对我的生活的重要性。

拆书家：是的，我们不同的人可能会从不同的角度去考虑，也会排出不一样的顺序。没有标准答案，各位都可以依照自己价值观排序。值得一提的是，当然你也要接受因此带来的后果。

【why】有句俗语说：意外和突发状况才是生活的常态。谁都免不了要遇到的突发事件，如果不能很好的管理，你的工作节奏分分钟被打乱，轻则影响情绪拉低工作效率，重则忙乱出错，搞砸关键事项，职场晋升无望。

【what】首先我们来明确一下什么事临时突发任务？临时突发任务指的是计划之外，突然发生，需要及时做出应对的任务。这里有几个关键要点是1.计划外；2.及时应对，

<计划外>

什么是计划外呢？是指没有预先规划，难以预料的事件或者情况。

例子1：周一早上办公系统消息提示：请你准时参加9：00—9：30的员工例会。问一下大家，这个属于临时突发任务吗？

答：不属于。

拆书家：是的，例会是按约定的惯例定期举行的，属于预先规划好的，所以不属于计划外。

步骤1记录:临时突发任务因为没有预先规划，往往更容易影响你的情绪，如果只是在你脑袋里转来转去，会让你失去理性，凭感觉做事。而把任务写下来，你会更有条理、更有效率！

<及时应对>

那我们又怎么理解及时应对呢？就是不容拖延，不立即做出决定或采取行动就可能产生不良后果。

例子2：你偶然发现自己一双闲置已久的鞋被破了个洞。这符合我们讲的临时突发任务吗？

答：不符合。

拆书家：是的，虽然鞋子破洞不在我们预先规划的范围，但闲置已久的鞋子，不立即处理也不会产生不良后果。

例子3：演唱会现场，歌手手中的话筒一下子没声音了。对于舞台总监来说这属于临时突发任务吗？

答：属于。

拆书家：首先这不是预先规划，其次现场情况不容拖延，不立即采取措施可能产生严重后果。

步骤2&3所以为了避免不良后果的产生，我们要及时判断并处理。

2.比较，通过比较来判断优先级。依据价值观，把临时突发任务和手头待办清单里的事情做比较，判断临时任务出于怎样的优先级。3.回应，YES或者No。如果它比我手头所有的事情都重要、紧急，这时候我的回应是Yes立刻去解决这件事。如果我手头还有比它更重要、紧急的事情，那就是NO，我就立即拒绝，或者协商处理时间并把它安排进我们计划要做的事情里，这样一来计划外的突发任务就被列进计划内了。

总之，平时做事的时候一定要有一种自己主动选择这样做的感觉，而不是被事务所绑架，被外界因素裹挟。

【how】总结一下应对临时突发任务，应该怎么做呢？应急处理流程如下：

1.记录，把临时突发任务写下来。让你更有条理、更有效率。

2.比较，依据价值观，把临时接到的事情和手头待办清单里的事情做比较，比较优先级。

3.回应，YES或者NO。问自己临时突发任务是目前所有任务里最高优先级的事情吗？如果是，立即处理这个任务，如果不是，则协商处理时间，并把它安排进我们计划要做的事情里，这样一来就把计划外的事儿列进了计划内。

【where】我们刚才学习的片段二里的方法主要针对临时突发情况的应急，而不是长期规划，如果一个人长期处于手忙脚乱的工作状态，则建议重视目标管理和日程规划，这样才能在突发情况来临时更加从容。

【提问】

拆书家：讲到这里，关于如何应对突发任务，大家还有什么问题吗？

宗介：我想问一个问题，就是这里面的所有任务，都是针对必须自己处理的，不能委托他人去处理，是这个意思吗？

拆书家：是责任范围属于你的任务，但没有规定你可不可以授权。

宗介：比如说我是把它做授权，也是对它做了处理是吗？

拆书家：是的。但授权后责任依旧在你。那这样有解答到你刚才的疑惑吗？

宗介：嗯嗯。

【A1激活经验】我们现在请大家回忆一下，在过往的经历当中，有没有比如说客户突然到访，又比如说临时出现的工作任务，或者朋友的临时邀约等等，诸如此类的经历........在过去遇到突发情况，你是如何处理的呢？有没有因为突发事件而情绪糟糕，手忙脚乱。

【A3微行动学习】

（一）明确问题

假如用片段二所学习到的方法，来应对你所遇到的突发状况，你可能会遇到的问题或者卡点是什么呢？请大家在小组内讨论，每个人轮流分享自己的难点卡点，最后推选出组内最具代表性的卡点，并由这个代表来分享发言。讨论时间6分钟。因为今天人数不足6人，我们所有伙伴自成1组。开始讨论前，请确认一名时间官和一名记录官，分别记录小组讨论时间和讨论的重要内容。

来，我们可以开始进行讨论了，这里有白纸用于记录。

（小组讨论时间.......）

宗介：我觉得是价值观吧。例如：我正在跟客户沟通，我家里边亲戚要到重庆来，想让我去接他们。从价值观来讲我觉得是重要，但是我内心其实并不是很想现在放弃客户去做这个事情。好像是被迫营业的价值观和内心真实的价值观不同，我前期把它们排在前面是因为我不去做这个事情可能会招来一些评价或者说非议，但其实是我内心觉得——并没有那么高的优先级。那我这个卡点是什么呢？

梅梅：是普世价值观与自己价值观冲突。

宗介：哎，有点这种感觉。就是别人的价值观和自己的价值观不同。

梅梅：我也是这一点，就是领导安排的工作，他觉得是重要的需要我立马去做。但是我觉得并没有那么总要，完全可以排到后面去。

宗介：我觉得梅梅说的那个，就是自己的价值观，和这个事情牵涉的其他人的价值观是冲突的。

梅梅：所以这里价值观排序其实是会受到他人影响的。

宗介：一件事情有可能会牵扯到多方，这对于别人来说可能是重要的，但对于我来说可能并没有那么重要。但我可能会碍于我们的关系，做出一个被迫排序——这就是一个价值观冲突的问题。

梅梅：就是自己的价值观和事件相关人物的价值观相冲突。

宗介：其实梅梅那个例子，我觉得也是一样的，是碍于领导的权威去做出处理，其实自己内心并不情愿。

（确定问题）

拆书家：那我们来确定一下问题。我们认为在运用如何应对临时突发任务这个流程上面，可能会遇到的难点和卡点是？

宗介、梅梅：自己的价值观和事件相关人物价值观冲突。

拆书家：好，那我们两位学习者都认为是这个同样的问题吗？

宗介、梅梅：是的。

拆书家：所以，我们相当于是全票都赞同这个问题了对吧？

宗介、梅梅：嗯嗯。

拆书家：好的，我们今天要一起讨论解决的问题就是：自己的价值观和事件相关人物价值观冲突的问题。我想请案主补充一下背景信息。我们也可以向案主提问，收集想要了解的更多信息，以利于我们后面关于问题本质的讨论。

（案主交代背景信息.......）

案主：背景信息是：这段时间我们在进行一个为期比较长，重要程度比较高的业务。在这样的情况下，我们领导认为，给我们购买低耗（低值易耗品）这个事情更重要。要求我必须在他指定的某一天内，统计出低耗的一个到货情况。

拆书家：就是在你本身时间紧任务重的情况下，又来了一个临时突发任务？

案主：是的，其实突发任务还不止一个。在下达任务那一周，出现了场地问题。我们和供应商商议处理报废事宜，较多同事需要外出处理，留守的人很少。

拆书家：我想问一下这个日常工作和人手分派和临时工作的指派是同一条线的领导吗？

案主：是的。

拆书家：第二个问题我想问：他了解你现有的工作量和工作进度吗？

案主：他不过问。

拆书家：你明确知道他不了解，还是你不知道他了不了解？

案主：我不知道他了不了解。

拆书家：好的，我想问的背景信息就是这些，宗介还有没有想要更加深入了解的信息。

宗介：临时任务是跟项目直接相关的吗？

案主：不，完全不相及的两码事。

宗介：本来就是你本职工作是吗？

案主：算是我本职工作吧，被迫接受的任务之一。

宗介：如果不做会怎么样呢?

案主：会影响到绩效。因为绩效考核里有服从领导安排这条。

拆书家：那我想问这个影响的比重，是象征性的一点影响，还是受大幅度影响。

案主：不可控，因为这个是主观评价。

拆书家：大家还有问题追问吗？

学习者：没有了。

（二）分析问题本质

接下来我们针对，在运用应对临时突发任务流程的时候，自己的价值观与事件相关人物的价值观相冲突的这个问题进行小组讨论，分析发生这个问题的本质。

所谓问题的本质，就是解决了这个本质原因，这个问题自然就解决了。我们可以结合自己经验，通过相互深入追问，来探究问题的本质。那我们来用7分钟的时间来进行讨论，7分钟后我邀请代表发言。

（小组讨论时间.......）

宗介：我觉得本质的原因就是对方的评价，是不确定的。就像梅梅这个，你不做这个事情，领导他到底会怎么看待你？比如我那个事情你不去接人家，人家会怎么想你？他人的评价你其实是不知道的。如果我知道他并不在意这个事情，也就无所谓冲突或者说严重的后果。

梅梅：还有领导的权利性让存在于自己心中的疑惑放大了。

宗介：当然我们可能是假想，对方可能会因为这个事情，去给到一些不好的评价或者后果。

梅梅：对，但它又是一个未来事件，又不确定百分百发生。

宗介：我们也不知道这个事情到底会不会产生我们想象的严重后果。

.......

拆书家：那我们能不能预估它的后果范围呢？

梅梅：他人之事不可控。

宗介：额……

拆书家：比如说这个绩效的影响。最惨重的损失就是绩效部分全部损失掉，最庆幸的就是一分都没有损失。

梅梅：我们领导比较强硬，服从领导安排这一条占比是百分之十五。

拆书家：所以我可以理解为，在一定程度上你是可以预料后果范围的是吗？

梅梅：理论上说是可以预估后果范围的，但实际操作过程中影响因素较多。有很多主观判断。

宗介：所以这个本质对我们来说第一个是不可控，第二个是我们比较在意造成的影响。

梅梅：如果我不在意的话，也就不纠结这个问题了。

宗介：对，如果说针对服从领导那个百分之十五我不要了，就没这个事儿了。

梅梅：彼此之间价值观冲突带来的那个后果，我不情愿承担。

宗介：有没有可能说后果超出承受范围。所以本质问题就是后果是不是我们可以承担的，如果就是百分之十五，我无所谓，那我就不用去看你的脸色。

梅梅：也有可能到百分三十、五十。

宗介：哦，那还要拔高这个比例呀。那其实就是这个后果可能是自己没有办法承担的。

梅梅：最坏的结果可能自己承担不了。

（三）明确问题本质

拆书家：好，讨论时间到了。那我们现在讨论出来的本质有两条，是吗？

本质一：无法判断后果。

本质二：不清楚自己是否能够承担后果。

拆书家：那针对刚才分析的本质原因，我们来确认一下这个问题发生的最本质的原因是什么？

宗介：我觉得是第二个。

梅梅：我也觉得是第二个。

拆书家：好，最后和大家确认一下，我们选出的最本质原因是不清楚自己是否能够承担后果。

（四）讨论解决方案

接下来我们讨论这个问题的解决方案。

（1）此前我们先要确定出解决目标是什么？即这个问题解决到什么样子就算满意。

梅梅：弄清楚自己的承受能力。

拆书家：刚才梅梅说的是弄清楚自己的承受能力，大家同意这个解决目标吗？

宗介：我感觉这个是解决方案呀。

梅梅：解决方案是怎么弄清楚。

宗介：那这个目标就是弄清楚自己可以承担的范围是吧？

拆书家：对。

宗介：哦哦。

拆书家：那都同意这个作为解决目标是吧？好的，那就是弄清楚承受能力的范围，咱们就满意了哈。

学习者：对。

（2）确定了解决目标，我们再围绕这个本质原因讨论解决方案，也就是怎么弄清楚自己承受能力的范围。在小组内头脑风暴，请每个人轮流提想法，并记录在白纸上。时间7分钟，7分钟后请小组派一名代表讲解你们的成果。

（五）小组代表讲解成果

【小组代表发言】

梅梅：针对怎么弄清楚自己的承受能力的范围，我们讨论的解决方案是：

1.尝试行动，实际去经历。体验一次后果，来评估自己承受能力。

2.参考他人经历，用他人后果来评估自己的承受能力。

3.沙盘推演，模拟人生体验，借假修真评估自己的承受能力。

4.通过私董会，借他人不断追问来挖掘自己的承受能力范围是多少。

【归纳总结】

谢谢梅梅，针对我们提出的问题，大家讨论出一个方案。梅梅在刚才分享时已经分条列项。我们再来一起看看是哪几条：

1.尝试行动，实际去经历。体验一次后果，来评估自己承受能力。

2.参考他人经历，用他人后果来评估自己的承受能力。

3.沙盘推演，模拟人生体验，借假修真评估自己的承受能力。

4.通过私董会，借他人不断追问来挖掘自己的承受能力是多少。

通过本次讨论，请问案主有解决你今天提出的问题吗？

案主：有，理清了我的思路。

【布置任务之事后复盘】感谢大家贡献的思路和方案。最后呢，我想说，即使你在理智上认同了应该在临时突发任务来临时，启用应急处理流程。但由于这不是你的习惯，你还是没办法第一时间去使用它。所以事后复盘的方法可以帮助你更有效的把这个拆页拆为己用。在接下来的两周里，请你留心自己面对临时突发任务的场景，并把处理过程记录下来，然后用今天所学习的应急处理流程的方法来替代当时的做法。所以我们要做的事情是第一记录原始处理过程，第二就用应急处理流程替代当时的做法。请将练习过程和结果通过微信发送给我，先发的伙伴可以获得一份小礼物哦。

【强有力结尾】今天的分享就要接近尾声了，第一个片段教会了我们如何编制每日计划清单，片段二教会了我们如何应对临时突发任务。从计划内到计划外，让我们对生活和工作有更多的掌控感。古语有云：明者防范于未萌，智者图患于未来。让我们养成做计划的习惯，提升应对突发任务的能力，开启自我进化之旅，提高生活掌控感，提升幸福指数。感谢大家的时间，也感谢大家的陪伴！

【学习者任务分享】

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