【原文】

那我就重点说说怎么把4D工作法落实到待办清单上，其实就一句话：

不管遇到什么样的事，迅速用4D工作法确定它的下一步行动，然后写在待办清单里。具体写法是这样的：

第一，Do it now，立即去做的事情写在自由区，不一定非要写在最上面，只要你在这件事情上做好标记就可以，这样的事情在一上班的时候优先去完成。

“第二，Delay it，计划去做的事情有四类：

（1）今天做，而且是约会，所谓约会就是固定时间点去做的事情，比如说下午2点开会，这就是到2点才能去做的事情，所以是约会，我把这类事情直接放到手机日历里；

（2）今天某个时间段做的事情，我把它放在左侧的时间轴上，这是硬性时间，这段时间内我一定要排除干扰做这件事；

（3）今天做，但什么时候做都行的事情，我把它写在右边的自由区，并且做任务分解；

（4）今天别人交代给我的事情，但是将来才去做的，我就把它写到月历里。

“第三，Delegate it，授权去做的事情并不等于放权，我把一件事情授权给别人去做的时候，都会跟他确认一下什么时候给我回复。比如对方说三天后给结果，那么我就在日历里三天后设置一个提醒，到时候我就会跟进这件事情。

“第四，Don’t do it，尽量别做的事情我根本就不会写到清单里。

What：

4D工作法是一种非常实用的工作法，我们可以把所有的待办事项分成四类，“Do it now，立即去做”、“Delay it，计划去做”、“Delegate it，授权去做”、“Don’t do it，尽量别做”，将一天的事安排得清清楚楚，从而对应行动，高效完成各项任务。

Why:

若我们没有对自己的所有工作事项进行分类，那我们便很可能对工作的多繁杂而感到有畏难情绪，自己又忙碌，又没有工作成果。

当我们掌握了4D工作法之后，一天中的工作就可以综合按照重要性、紧急性、是否可授权，来分门别类清晰呈现在眼前，我们更能明白一天的重点任务以及需要花时间的地方，从而清楚应该优先处理哪些事，哪些事又是可以利用碎片化时间来完成的，从而高效地完成工作。

How：

1、判断事情该不该做，如果不该做，就直接划掉；如果该做，就转下一步。

2、判断所列事项是否需要拆分，如果要拆分就拆分成更小一点的事项后进行下一步的判断，如果不用拆分就直接进行下一步的判断。

3、判断事情是否需要别人做，如果是需要别人做的，就把事情写在“授权去做”的区域，如果事情不需要别人做，就转下一步。

特别注意：对于“授权去做”的事情，要尽早安排给别人，同时跟对方明确交付的时间节点，并把负责人和时间节点写在事项后面。

4、判断事情是否是可以立刻去做的，如果是，就写在“立刻去做”的区域，如果不能“立刻就做”，就转下一步。

5、最后就是安排“计划去做”的事情，判断事情是否有明确的时间要求，

比如会议，如果有那就记录在时间轴上相应的时间节点，这个时间内不能再安排别的事项；

如果是当天做完，没有明确时间节点的，那就记录在“计划去做”的区域；

如果是不用当天做的，那就记在日历里，以后再考虑。

Where：

这个方法，适用于所有想要通过做好每日规划，将工作和生活安排得井井有条的人。

接下来跟大家分享一下我的A1便签

失败经历1：新事情增加，没有评估类别，导致拖延

就在上周，我的船务同事找我要一份可以出运的清单，其实是几分钟就可以列出来给她，但我没有好好想想这件事属于哪一类，就把这件事先放着，继续做着自己手头的事情，直到她催了我三遍才给她，当时自己也都感觉挺不好意思的。

如果我当时暂停一下手中的事情，立马就评估一下船务同事资料需要花费的时间，并问她一下紧急程度，就会立即花几分钟处理掉这件事情，也就不会有后续的被催促。

失败经历2：授权后跟踪不到位, 导致工作没能按时完成

前两天还发现自己授权后跟踪不到位的情况。在上周我给一个加拿大客户寄样到美国展会参展，我把跟进样品送达的事情交给了快递公司，自己没有在快递公司答应送达的时间时再让快递公司查实一下样品是否已经送达。结果今天发现样品被海关扣住，现在还在清关，没能按照客人要求时间，在12/27送达展会，让客户不能按时取得样品，布置展会，这就导致了客人布展时间上的紧张。

按照4D的授权事项行动方案应该是，把样品要求交给快递公司，并让快递公司给到预计的送达时间，在这个时间点，再次和快递公司确认样品送达情况。若有任何问题，及时沟通处理。

接下来的三个工作日，都按照4D工作法来安排每日事项并执行，每日安排的工作完成率达90%

第一步，到办公室就浏览邮件，收集今日所有待办事项，删掉可不做的事情

第二步，找出需要拆分步骤的事情，列出每个步骤。比如HB23-1437合同拍验货照片，需要拆解成 明天同客户确认更新交期，告知QC最晚拍照时间，交期前7天收集好照片并用Wetransfer传照片给客人。

第三步，从删除后剩余的事件和拆分了步骤的事项中，先找出“授权去做”的事情，立即先通知给对应应人并和他确认答复时间；比如以上的告知QC最晚拍照时间。

第四步，立即完成“立即需要”去做的事情

第五步，安排“计划去做”的事情，

有要求固定时间完成的事情，写在对应时间点和时间段上，到点就去做，比如当天15：00和客户开会；

今天需要完成的事情，记录在“计划去做”的区域，并在当天做完即可；

需要将来某一天完成的任务，比如12/15给到英国客户木材溯源文件，那就在这个时间前完成文件收集，12/15前发出文件给客户。

4D工作法分享完了，感谢大家的到场与宝贵的时间，谢谢！