选自《小强升职记》P69-70

所以捕捉这个环节就是把‘一切引起我们注意的事情’都收集下来，放到头脑以外的地方，让那座冰山浮出水面，看到它的全貌。

拿我自己举例，我正在聚精会神地准备今天下午2点的会议资料，这是一件重要而且紧急的事情，这时王总突然给我打来电话，要我联系一下供货商，告诉他们支票会在下一周送去，我应该怎么处理？立即去做吗？不，先记录在一张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。这时候研发部的Luke跑过来找我，让我提供新版本软件的用户使用调查报告，我应该怎么处理呢？立即去做么？不，记录在刚才那张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。突然脑袋里冒出一件事：就最近项目出现的问题和Eric沟通，怎么处理呢？立即去沟通吗？不，先记录在那张纸上，然后继续集中精力准备会议资料。刚工作了10分钟，张经理打来电话，要我在下周五之前拿出新产品的销售策略。挂了电话之后马上准备销售策略吗？不，先记录在那张纸上。20分钟之后，同事在QQ上问你哪天有空一起去打羽毛球，我回复他我在忙碌中，然后呢？马上考虑打羽毛球的事情吗？不，还是记录在那张纸上。又过了40分钟，孙会计过来将上个月的市场推广费用明细报表递给我。我在接到的时候马上研究一下报表吗？不，将它放在一边，同时在那张纸上做好记录。这时候我突然想起来一个项目的进度计划还没做，这时候要立即去做吗？不，仍然写到那张纸上。其实很多突然发生的事情，并不一定要立即去做。如果我恰好这样度过了忙碌的3个小时的话，我的那张纸上应该和下面类似。

我管这张纸叫做“收集篮”，纸上写的内容叫“杂事”，将这个过程称为“捕捉”。

【意译案例】

接下来我为大家讲解一下这个片段。首先，我想先说一个自己的例子。

上周五的晚上，我需要准备下周一的拆书，这是一件重要而且紧急的事情，这时朋友小张打电话来，让我帮他在周日前在京东上选个5000元左右的办公电脑。我应该怎么处理？立即去做吗？不，先记在我的收集篮中，然后继续集中精力准备拆书稿。这时候我的二儿子小新跑过来，说他们下下周学校办运动会需要缴费100元， 下周一之前需要交给老师。我应该怎么处理呢？立即去交费吗？不，记在我的收集篮中，然后继续集中精力准备拆书稿。这时候我突然想起来这周日是教师节，要记得给老婆准备教师礼物。这时候要立即去做吗？不，仍然装进我的收集篮中。其实很多突然发生的事情，并不一定要立即去做 …… 如果我恰好这样度过了忙碌的2个小时的话，我的滴答清单收集篮中，应该和下面类似。

大家能不能告诉我，通过原文片段和我的案例，这里的关键信息是什么？谁能说一下？

【学习者互动】

大梦儿的分享：

我正在聚精会神的做一件重要而且紧急的事儿，然后，各种杂事过来打扰，这些事儿有这些类型：

同事让做的事儿、自己脑海中蹦出来的事儿，朋友想约的事儿等等，拆书家的例子中也类似。

后边说的是我是怎么处理这些事情的。

【反馈-真诚赞美】

某某分享的很棒。把我们原文的关键信息提炼的非常到位。为你点赞！

【WHAT】

接下来，我们来介绍“收集篮三步法”，来收集日常任务。

【HOW-细化步骤】

1、备：身边常备收集篮。手边时刻准备好收集篮，保证你可以在5秒内打开它进入录入状态。收集篮可以是电子的，例如我用的滴答清单，或者纸质的小本本，甚至一张纸，都可以，选一个你习惯的就好。注意最好只有一个收件篮，这样收集的任务是集中的，不容易乱。

2、收：任务记好收进去。任何突然来到的杂事，不管是突然想到的，还是有人找过来给你的任务，只要不是现在必须要处理的紧急事务，都可以把它记录在收集篮中。注意要记录清楚事情的相关信息，如果有起止时间和花费的时间，也需要记录清楚，并安排好时间提醒，避免错过重要事项。例如我是把杂事记录在滴答清单的收件箱中，如果需要提醒也在滴答清单中设置好。

3、忘：忘掉杂事不挂心。那些我们所有需要关注处理的任务，都被装进收集篮后，我们就可以放心的忘掉它们，清空大脑，让我们宝贵的大脑资源解放出来，专心干我们当下的事情。

使用这个三步法，有什么好处呢？首先，事情不会遗漏。因为我们已经把所有需要处理的事情，都装进了收集篮，你会在妥善的时间处理它。其次，头脑中不需要装这些杂事，清空头脑的同时，可以让心静如水。

【WHERE】

最适用场景：在你正在集中注意力在重要事情上，突然有不需要立即处理的杂事来到，你可以使用该方法把他装进收集篮中，继续专注于自己的事情。

说明：特别紧急必须马上要做的事情不适用。比如着火了，地震了，你要立刻处理，立即反应。

进一步扩展使用场景：无论工作还是生活中，无论你是否在忙碌还是悠闲，当有一个任务来到并且这个任务不紧急不需要马上处理时，都可以用这个方法将它装到收集篮中，然后该干啥干啥，改认真工作认真工作，该享受生活享受生活。

【预防异议】

可能有的小伙伴会说，太麻烦了，我还要增加一个收集篮，我用脑子记就省事多了。

讲解：看似使用收件篮增加了麻烦，实际上不这么做的话，会更麻烦。首先，你很可能记不住所有的事情，假如你不小心遗漏重要任务，或者截止时间过了才想起来，就很麻烦。再者，人的脑子如果被这些杂事装满，心理压力就会增大，会很累，相比之下做起事情来效率也会降低。

总之，虽然使用收集篮麻烦点，但很值得。我相信随着你的不断使用，不断熟悉，你会享受收集篮带给你的好处的。

【A1】

好的，上面分享了这么多，下面让我们来动动脑筋互动一下。请仔细听下面的场景和问题：

【显像提问】

接下来，请你随着我的声音来回忆一下。生活中，你正在紧张的忙碌中---在准备一顿丰盛的大餐，或是在阅读一本好书正读的入迷……，

工作中，你正在挥汗如雨的忙碌着--- 在准备第二天给客户演示的PPT，或是正在排查产品的一个棘手的问题……

突然几个不速之客 -- 不大不小的杂事不请自来，且是结伴前来，时不时的打断你，你很纠结，放下手头的事，马上去处理这些不紧急的杂事儿吗？怎么办呢？

现在，请先用30秒回忆一下，以上场景那个是你熟悉的或者近期经历过的呢？好的，现在开始。想到后，示意我一下，谢谢。

我看到大家都给我示意想到了。那下面就选择1个场景，并按照格式把它写在手中拆页上吧。2分钟后，我们请1位学习者来跟大家分享一下。

【学习者案例记录】

学习者分享：

菜汤大叔的分享：

最近也是在准备拆书稿，准备的过程，也是这样，被很多事情打扰。一会儿，我妈让我去记得中午去楼下买菜，一会儿有个朋友约我下周去玩儿，一会儿一个客户来个邮件，说要一个材料，总之，是很折腾，我没法专心准备，疲于应付这些不紧急的事情。

【反馈-真诚赞美、简单重述】

感谢菜汤大叔把这个话题拿出来和我们分享，他提到，在准备拆书这个重要而紧急的事情，这个过程中，有很多杂事过来打扰，无法专心，疲于应付这些杂事，结果拆书效果也不好。再次谢谢菜汤大叔的分享，为你点赞！

【A1+】

【如何回到过去用这个方法来改进过去的做法】

那么接下来，还是刚才回忆的场景，请再设想一下，如果可以再回到那个场景，你如何用今天学的“收集篮三步法”：备、收、忘，来具体解决呢？请大家继续组内互相分享一下。

时间1分钟，然后，请1位学习者用2分钟时间来跟大家分享一下。

【学习者案例记录】

菜汤大叔的分享：

如果回到那时候，我会这样做：

备：我在准备拆书稿这件事情之前，先放一个纸笔，在身边。

收：在准备的过程中，我妈让我去记得中午去楼下买菜，我不立刻去做，而是记在纸上。一会儿有个朋友约我下周去玩儿，我也是记在纸上。一会儿一个客户来个邮件，说要一个材料，我也是先记在纸上。等最后的时候再处理。

忘：每次记下这个事情，我就在脑子中把他清空出去，忘了它，专心准备我手上这个工作 。

【反馈-号召鼓掌】

哇塞，菜汤大叔说的太精彩了，对于步骤的理解很精准。咱们是不是需要给他鼓掌鼓励一下？

【R1强有力的结语 + 片段过渡】

今天我分享的两个片段是层层递进的关系。通过第一个片段的RIA学习，我们使用收集篮三步法，可以将日常所有的任务及时收集起来。

收集是第一步，我们如果停在这一步，那我们收集的任务就会一直躺在收集篮中吃灰，你和它没准儿今生不会有第二次相见的机会了，这显示不是我们的想要的。如何保证这些任务在妥善的时候会被落地执行呢？第二个片段，我们就来谈谈这个问题。

【R2学习目标】

在跟随我完成本次RIA现场学习后，学习者能够使用构建"下一步行动"的方法，细化当前任务，使它变成一个可执行的行动。

【R原文拆页】构建"下一步行动" 原文89-90

所以写行动也是有秘诀的。

秘诀一：**动词开头**。一个好的行动应该是以动词开头的，比如‘打电话给某某’、‘准备会议资料’、‘回复E-mail’，等等。以动词开头才能保证它具有可执行性。如果在你的行动清单上写着‘电话’、‘资料’、‘E-mail’，我想你一定会把它们放到一边置之不理的。

秘诀二：**内容清晰**。比如‘准备会议资料’，虽然是动词开头，但是描述得不是很清晰，‘需要准备哪些资料’、‘几点开会’、‘会议上要提出什么问题’，等等，这些东西还需要我们在行动之前一一落实。所以说，这样的‘下一步行动’是失败的。我们应该尽量给大脑一个清晰的信号，避免大脑自己‘擅自加工’。大脑‘擅自加工’的结果就是相关不相关的信息一股脑儿揉在一起。

秘诀三：**描述结果**。比如‘早晨9点带着做好的计划书在会议室开会讨论营销计划’，这已经算是一个不错的‘下一步行动’了，但是我一直强调对结果描述的重要性，也就是说，我们要在任务开始之前就对想要的结果进行描述，描述得越清晰，产生的能量就越大。如果你在这段话的后面加上‘说服与会者认同我的营销方案’，那会是什么效果呢？

秘诀四：**设定开始时间、周期、最后期限是什么**。在设定了这三个和时间有关的属性之后，你就可以更加合理地安排自己的时间，把握行动的进度，照顾别人的时间。比如，会议的时间是‘9点开始，需要2小时’，那么你就可以做到在9点之前把自己的杂事都处理好，并且在9点到11点这个时段不再安排其他事情；与会的其他人，也可以根据这一点合理地规划自己的时间。我自从提倡会前明确会议时间之后，咱们这里会议的效率提高了很多

【WHAT】

我们收集篮的任务，要确保它最终会落地执行，关键的一点是，把它变成“下一步行动”。

【不这样做的坏处--平常的做法】

我们收集回来的任务长什么样子呢？可能只有简单的描述，比如“准备会议资料”。拿到这个行动，我们能直接上手执行吗？不能！下面，我们一起看看我的一个例子。

【不这样做的坏处--平常做法举例】

这几个月我的工作一直在公司的一个项目上，前几天当我打开滴答清单，看到了这样一个任务：“项目小组”。

下面这个图，是我当天的收件箱

我感到很困惑。它可能是我之前写下的，当时我可能清楚上下文，但现在我完全不知道这个任务具体要做什么，它与哪些人有关，是否需要开会等等。这些问题让我感到很迷茫，随之而来的还有烦躁和压力，因为这个看起来是个很重要的任务啊，需要去做，但是我没有相关上下文，没法去执行，所以压力就来了。

【不这样做的坏处--平常做法带来的后果和影响】

从上面的例子中，我们可以看到，这个任务之所以不好执行，是因为这几个问题：没有以动词开头，内容不够清晰，没有描述清楚预期结果，也没有设定开始时间和结束时间。这使得我无法立刻开始行动，只能先花费额外的时间精力，去调查相关背景，补充信息后，才能进行下一步。这样，工作效率就降低了，同时行动的门槛就被抬高了，带来执行成本升高。此时，如果我的行动意愿不高的话，很可能拖延不做，或者放弃这个任务。

【HOW-细化步骤】

那么怎么才能把一个模糊的任务变为一个可执行的“下一步行动”呢？有如下5个步骤：

1. 以动词开头。将任务改变组织形式，以动词开头，保证其具有可执行性。例如，将“电话”改为“打电话给某某”。

2. 补充任务的上下文信息。补充任务中不够清晰明确的的地方，将任务的上下文信息都填上，让大脑拿到这个任务后，立刻就明白要做什么。比如 对开会来说，可能需要补充“需要准备哪些资料”、“几点开会”等。总之，要确保执行者能够准确理解任务要求。

3. 描述预期结果。给任务一个清晰明确的预期结果，就是完成任务之后，具体会有什么可量化的结果。我们对任务的预期结果越清晰，越明确，我们的行动力越强，开展行动的意愿越强。

4. 设定三个时间。通过设定开始时间、预计花费时间和最后期限，可以更好地安排自己的时间，把握进度，并考虑他人的时间。

1）开始时间。人性是懒惰的，最好给每个任务都有明确的开始时间，避免任务躺在收集箱吃灰。

2）预计花费时间。是指行动从开始到结束所需的时间。这里可以根据经验预估一个时间。

3）最后期限。最后期限不是结束时间，而是deadline。有的任务天然就有deadline的限制，这里设置的最后期限可以比那个时间稍早，给自己预留一个缓冲空间，比如下周五晚上8点前要发给客户材料，就可以设置deadline为下周五晚上7点种。没有deadline的任务，可根据情况选择是否设置。

以上几个步骤，前两步为必选，后两步可选。至于是否走后面两步可选，判断依据：如果没有这个步骤也不影响它成为一个可执行的行动，就可以不加。例如，“下午两点去楼下超市买菜”，就可以没有步骤3和步骤4中的最后期限、预期花费时间。因为这些已经很简单明了，不需要特意加上了。

5、串起来。 把以上4步骤中细化的步骤串起来，变成一句或几句话，这样就得到了一个可执行的“下一步行动”。

参照下面的表格

【正例】

如果时光倒流，我再回到刚才举例中的场景，如何用今天所学的来改进呢？

1. 以动词开头：将“项目小组”改为 “成立项目小组”

2. 补充任务的上下文信息。

通过拉会讨论成立项目小组，相关人：产品部门的小王、研发部门小李和小赵以及测试部门的小刘，会议形式：腾讯会议。

3. 描述预期结果。明确每个参会人在项目小组中的分工和职责。

4. 设定三个时间。设置开始时间 、预计花费时间、最后期限。今天下午2点--3点，进行1小时的电话会议，讨论成立项目小组的事情。

5、串起来。这个任务就变成：今天下午2点--3点，与产品部分的小王、研发部门的小李和小赵以及测试部门的小刘一起开腾讯会议，线上讨论成立项目小组事项，时长约1小时，最后要明确每个参会人在项目小组中的分工和职责。

大家看，这个任务是不是很清楚？拿到手就能立刻执行，这就是把任务变成了“下一步行动”。

【Where】

在我们的任务清单中，那些不明确的任务--就是那些看了描述之后，不能第一时间马上能执行的任务，都可以用这个方法将它细化为可执行的“下一步行动”。

任务收集之后，不要间隔太长时间做“下一步行动”，最好当天，或者两三天内，否则，你很多信息可能就忘记了。

【预防异议】

可能有的小伙伴会说，用这个好麻烦，我平时写待办的任务也就1分钟就搞定了，用这个方法，会增加一些时间成本。

解答：是的，一开始用时，时间确实有增加。有句话说，磨刀不误砍柴工，虽然在把任务转变为“下一步行动”时，额外多花了一些时间（磨刀的时间），但是你拿到这个任务就可以立刻行动，节省了砍柴的时间，总时间未必会增加。而且随着你运用的越来越熟练，这部分时间会越来越少，甚至变成了条件反射，自动就完成了。

【A3】

好的，上面分享了这么多，我们再来动动脑筋互动一下吧。下面，让我们通过一个设计好的场景，来实际操作一遍试试。

【场景设计】

请仔细听用来下面的场景：

这周一早上，小王打开待办清单，看到一项任务，描述是“公司年度报告”，他一下子陷入了迷茫，这是啥意思？他只记得上周老板找到他，说快年底了，要他弄一个公司的年度报告，他正在忙别的事儿，但是知道这件事情关系重大，非常重要，于是立马记录下来，想要提醒自己下周一一定记得做。但现在具体什么要求，一点儿也想不起来了，真是无从下手。

我们来帮助小王，把这个模糊的任务，变成一个“下一步行动”。

以下是小王相关的一些背景补充，根据我们今天学习的方法，可能需要用到。

1、老板最关心的是今年的财务数据和市场分析，其他都还好。

2、老板下周一就要看，所以本周五下班前（18:00）一定要提交给他。

3、老板要这个报告的目的是，支持公司战略决策的制定。

4、准备这个报告，按以往经验，大概需要花3天时间。

【小组讨论和展示】

【讨论】

好的，现在根据刚才的分组，请你围绕今天学的构建"下一步行动"的方法（以动词开头，补充任务的上下文信息，描述预期结果，设定3个时间，串起来）来帮助小王细化这个任务，并写在手中拆页的空白处。

时间5分钟。好的，现在可以开始写了。写完后，大家组内互相分享和讨论一下。

【展示解决方案】

我看大家讨论和分享的差不多了。下面，我们请一两个人来展示一下自己的解决方案。

【学习者案例记录】

大梦儿的分享，原任务描述：公司年度报告

用构建“下一步行动”的方法改造后：

1. 以动词开头：准备公司年度报告

2. 补充任务的上下文信息： 我们需要准备公司年度报告，报告中需要包含今年一年的财务数据和市场分析。

3. 描述预期结果：提交的报告需要准确完整地展示公司的财务状况和市场分析结果，以支持公司战略决策的制定。

4. 设定3个时间：设置开始时间 、预计花费时间、最后期限。本周二上午8点一上班就开始弄，大概花费3天，截止时间为本周五晚上18:00。

5. 串起来.最后结果为：

“本周二上午8点一上班就要准备公司年度报告，需要包含财务数据和市场分析，以支持公司战略决策的制定，大概花费3天，截止时间为本周五晚上18:00”

【反馈-真诚赞美】

大梦儿小伙伴分享的很棒。把构建“下一步行动”的方法的5个步骤，都包括到了解决方案中。真心为你点赞。

【A2】

通过上面的模拟场景和小组讨论，我们对构建"下一步行动"方法的操作步骤有了更深刻的理解和掌握。

【分布催化1-显像提问】

试想一下，在未来一个月内

生活中，有没有遇到这样的事：当时自己在忙时，老婆交代了一个任务，自己随手写在了待办清单里，例如“挂号”，写的时候自己很清楚，几天后真正要做时却一脸懵，对着简单的描述，抓耳挠腮就是想不起来了：给谁挂号，哪个医院，挂什么科，什么时间，统统不清楚……

或者工作中，在开会时，老板提了一个重要的任务，当时前因后果，要干成什么样很清楚，就简单记了个“新项目”，等休息了两天周一再来时。打算落实一下这个任务，但是已经不记得上下文了，多很多关键信息也模棱两可，这可没法做，不知道如何下手，千头万绪的，陷入深深的迷茫，好烦啊……

不着急，你可以先用30秒时间来仔细想一想。想到了**哪些含糊不清无法立即执行的任务**，我们写1件事儿，把它写在拆页下方空白处。好的，现在大家可以思考和写了。

看到大家都写完了，下面，就按照刚才的分组，大家组内互相分享一下。1分钟后，我们请1位学习者用2分钟来跟大家分享一下。

【案例记录】

学习者：杰瑞，我的模糊的任务是：邮件，这个任务，我不知道怎么发，没法行动，无法操作。需要把相关信息完善后才能做，头大。

【反馈-真诚赞美、简短重述】

好的，杰瑞提到的模糊任务是 “邮件”，这个任务真是挺泛的，没法去执行，因此她比较头疼。谢谢杰瑞的精彩分享，分享的特别真诚。

【分步催化2-规划未来行动】

你已经想好了自己的 **含糊不清无法立即执行的任务**。下面，请运用今天学习的构建"下一步行动"方法的5个步骤，将**你上一步你想到的那个未来的任务（那个含糊不清无法立即执行的任务）**，变成一个**可立即执行的行动**。

想到后，就把它写在拆页下方空白处。写完后，欢迎继续在组内互相分享一下。3分钟后，我们请1位学习者来跟大家分享一下。

【案例记录】

杰瑞的分享，原任务描述：“邮件”

用构建“下一步行动”的方法改造后：

1. 以动词开头：给数学老师发邮件

2. 补充任务的上下文信息： 孩子的数学成绩近期不太好，需要咨询老师。

3. 描述预期结果：问清楚老师孩子的数学问题在哪里，怎么解决。

4. 设定3个时间：设定开始时间，本周五晚上7点写，预计花费时间：大概半小时写完。

5. 串起来.最后结果为：

“本周五晚上7点给数学老师写邮件，讨论孩子的数学成绩近期不太好，问清楚老师孩子的数学问题在哪里，怎么解决。大概花费半小时时间。”

【反馈-真诚赞美 号召鼓掌】

杰瑞小伙伴分享的很棒。把构建“下一步行动”的方法的5个步骤，都包括到了解决方案中。真心为你点赞。我们再给他鼓掌鼓励一下。

【强有力的结语】

今天我分享了两个片段。第一个片段，我们学习了“收集篮三步法”，收集需要处理的事情，使得日常任务从头脑中转移到收集篮中。第二个片段，我们学习了构建"下一步行动"的方法，细化自己要做的任务，使它变成一个可执行的行动。最后，在现场进行了模拟场景的讨论和展示，并对自己未来如何学以致用，做了具体规划。

谢谢各位的耐心聆听和积极配合。