掌控生活：横向管理工作流程的5个步骤

轻松掌控知识工作的核心方法，是熟练掌握工作流程管理的5个步骤，这5个步骤也是我们经验的总结和体现。

收集引起我们注意的事务和信息；

理清每个项目的意义和相关措施；

组织整理结果，提出选项

进行思考回顾；

选择行动。

这些阶段共同构成了我们生活中的横向管理系统，而且我们还可以随时向其中添加需要考虑的新事项。

【what】

掌握管理工作流程的方法可以平衡好工作和生活，轻松地工作，愉悦地生活。然而，在生活和工作双重压力下，大多数人都在管理工作的过程中效率严重低下。引起效率低下的原因：拖拉、做些无关紧要的事情、凡事过于消极、大量信息轰炸等等。那么，要想私事或者公事都处于我们的控制之中，都需要经历作者所说的5个阶段。

【how 】

简单地总结为10个字：

1 收集-资料填充你的工作篮

2 理清-你的工作篮里有哪些是自己做，哪些是交给别人来做，哪些事情是你根本不需要做的

3 整理 –把你工作篮里理清好之后，进行细化，分为几个类别，比如是 在电话中沟通能做的，还是在电脑操作的

4 回顾，也就是回过头看看，把你完成的任务删除，加入新的任务

5 行动  收集整理了半天，没有最后一步行动永远是百搭。

【更贴近实际的栗子】

我开始把下周的读书会活动，都一一用上面的5步骤来进行。

收集：读书会的时间安排、人员安排、调查问卷，作业发布，组建微信群等

理清：人员安排我负责，调查问卷由锦康负责，作业发布由锦康发布，组建微信群由图书馆人员负责等

整理：我们理清任务篮之后，把它分为几个几个类别：比如人员安排 可以通过电话+微信解决的事情；调查问卷、作业需要结合电脑来发布，组建微信群需要电脑，用海报或是微信公众号的方式来发布。

回顾：我们最后需要回顾一下，哪些任务是已经完成了，哪些还没有完成。比如现在已经完成的内容有：宣传工作已经完成，作业已经发布等；还没有完成的工作就是主持人+开场破冰活动。

行动：期待周日的读书会活动，各负责人及物料、场地布置Okay等。

【预防性讲解】

伙伴，可能在想，这几个步骤的原理很简单，也是我们习以为常的处理事情的方法。但实则其中是一环套一环，任何一步有出错都会影响你工作的效率，也有伙伴想一口吃个大胖子，一口气完成5个阶段的工作，这个可不是那么容易。您也可以把5个步骤分开来做，也可以取得很好的效果。有时候，我收集各种信息，而不做进一步处理，有时候，我只回顾检查目前的工作状况，都是可行的。

A3促进参与：

拆书家提问设计（逐字稿）：我们横向管理工作流程的5个阶段。现在一起做一个演练。请大家认真听一下要演练的场景：

下周日，我们准备举办《开放空间》的线下活动，如果你是筹备小组，负责该活动的宣传工作。时间比较紧张，只有10天时间就要开展了，你带领另外2位组员一起进行讨论，对于整个活动的开展，如何有效前期宣传？

角色扮演：组长和2名组员

讨论细节：线下活动，如何有效推进？

请注意，演绎只是为了进行角色的扮演，重点是结合今天的方法进行演练。

现在，先请两个小组就刚才提到的5个阶段进行演练，演练结束我会邀请小伙伴，来分享你们演练的内容。 

【学习者案例记录】

锦康和他的组员罗旺、红利分享：

锦康：我们下周日就要开展线下活动，只有10天的时间，大家想想，我们该从哪些来开展？谁先发言？

罗旺：嗯，我先来，首先围绕这个线下活动来讨论，进行初步的资料收集

红利：我也来补充一点，资料收集，包括听众的问卷调查，了解大家的需求点

锦康：好，第一步，进行资料的收集

罗旺：第二步，理清，根据大家的问卷调查，把不合适的场地、时间可以先剔除

锦康：调查问卷还可以筛选出大家的兴趣点，到时活动时重点关注这个版块，好

      第三步，是整理

红利：确定哪些人是我们潜在的受众，确定出具体的时间、场地，方便后期的宣传

锦康：好，再次回顾，我们把收集-理清-整理的步骤再次回顾，把完成的内容剔除，未完成的内容，再添加；最后，大家该怎么做呢？罗旺，你来谈一谈。

罗旺：根据这些统计的信息，就宣传工作，我们就在宣传资料里写上时间、场地，并且给主讲人提供一些授课内容的参考。

锦康：好的，就我们这次的宣传工作就讨论到这。

      罗旺，你负责调查问卷，红利，你负责海报，宣传。

锦康最后总结： 第一步：收集：对听众信息的问卷调查，备选场地的调查以及时间的调查；

         第二步-理清：从刚才的问卷调查中 ，剔除不感兴趣的问卷，把不合适的场地、时间剔除；

         第三步-整理：确定哪些人是我们的受众，确定具体的时间、场地

         第四步-回顾：我们的流程很完美

         第五步-行动：根据统计的信息，做海报、宣传，做一个详细的宣传活动。

总结：今天我们学习了横向管理工作流程的5个步骤，这只是一个整体的框架，具体每个阶段，要用到相应的工具和管理方法，大家可以阅读这本书《搞定》去了解更多内容。