弗朗西斯科  西里洛在1992年创立了番茄工作法,但若从头说起,则要追溯到20世纪80年代末,他大学生活的头几年. 他一度苦于效率低下,作业做不出来,学习学不进去.  山穷水尽处,柳暗花明时---多亏一个红色,定时响铃的圆形物件:"于是我和自己大赌,下猛药,狠狠鄙视自己说:"我能学习一会儿吗?---真正学上10分钟?"我得找个计时教练, 谁来替我掐表呢?后来我找到了, 是一枚厨房定时器,形状好像"番茄". 就这样,我邂逅了我的番茄钟. "

    番茄工作法能帮你与时间化敌为友,不会再因为还有一小时,一天,一周,一个月的时限而充满焦虑, 你要做得就是定好25分钟番茄钟,然后全神专注于手头的任务. 如果番茄钟响铃,25分钟结束,而任务还没完成,这并不代表失败. 相反,这铃声在为你已连续地工作了一整段时间而喝彩. 

    什么是番茄工作法?简单说,就是列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始. 此外还要有每日回顾,做每日承诺,控制中断,预估要花的工夫等. 这本书中我会以自己为例,向你展示如何使用番茄工作法,包括如何记录活动,以及如何挑出最重要的任务. 

    千里之行始于足下,现在开始吧: 试试完成特定时间段内的活动. 拿出纸笔,列出一些待办的活动---要不是忙里偷闲翻开这本书,你现在可能正在做什么? 你可能在填写小孩学校要用的表格,可能在上网查某些资料,可能是在写一封重要邮件,或者做其他一些事务型工作. 

    看看你写下的这些任务里,哪一项是最重要的? 哪一项是你最想尽快完成的? 把书签放到这一页上,合上书,按照下列步骤去做这件事:

   (1) 扭启你的厨房定时器,将闹铃定在10分钟;

   (2) 全神贯注去做这一项特定的任务;

   (3) 到闹钟响铃,立刻停下,别管任务完没完成;

   (4) 休息3分钟,然后翻开书,继续往下读. 

   怎么样? 刚才10分钟里,你能排除杂念不胡思乱想吗? 是不是经常看表? 

   通常在番茄工作法中,将闹铃定在25分钟,以此为一个"时间盒". 如果你愿意可以试试, 照此方法读完整本书:在一段一段的25分钟周期内读书---当然要拿厨房定时器来掐时间---并且在每两个阅读周期之间,花3分钟休息放松. 

拆书家互动:  众多时间管理的方法中, 为什么我今天要向大家介绍番茄工作法呢? 大家用一句话来说说它的好处. 

学习者: 简单易操作. 学习者:集中注意力,专注 

 拆书家补充:大家说得很对, 我补充一点: 当一个番茄钟结束后, 我们不再有挫败的焦虑,因为我们全神贯注工作了25分钟. 而且它非常符合认知心理学, 符合我们的心智本能. 

接下来我们一起来看看如何用番茄工作法专注于真正要做的事.准备一支笔,一个定时器,三张白纸.

行动步骤: 首先:列出最近要进行的活动, 随想随填,不用排序,这是活动清单. 

接着: 选出2-3件打算在今天进行的活动,放入今日待办清单.  扭转番茄钟, 专注去做. 

最后: 跟踪记录你每天完成的番茄钟数. 同时记下中断.  

举个例子: 我最近参加了一个速读训练营, 我运用番茄钟来做时间管理. 

1. 我早上把要做的事情写进活动清单:

听直播课

阅读1本书 

注意力训练 

速读训练 

买书 

下载简书

写读书笔记 

画思维导图 

2. 接着我挑出今天要做的三件事写进今日待办: 

阅读1本书

画思维导图

听直播课

我选定做这些事情的时间是在下午14:00-16:00, 在无人打扰的小房间里. 

扭动25分钟番茄钟. 叮铃就休息. 

3. 完成后做记录: 

11.17  阅读<书都不会读,你还想成功>  X X X   

11.17  画思维导图  X  X  

11.17  听直播课  X 0 ''

当我看到这份记录后, 我非常惊讶, 我高效地读完这本书并做了简单输出, 同时用指导孩子写作文的空档时间听了直播课. 我居然没有感觉到疲倦和烦躁.  

A2催化应用

现在请大家想想,在阅读,策划, 工作报告, 写作等事项中,  如何使用上面番茄钟的三个步骤来管理时间和注意力. 请自己编一段小故事, 设计出人物,场景, 要求在这个故事中有一人成功使用三个步骤完成番茄钟. 请把对话和动作写下来,

比如说: 某人向另一人分享番茄钟的使用经验, 这两个人可以是朋友关系，师生关系，也可以是领导与下属的关系。

小组讨论4分钟后,我请一人分享. 

<学习者案例>  

A: 学习者是医院工作者, 工作性质是每次要提交1-2天的短时间完成大量数据整理,审核和提交. 通常每天晚上想好, 早上来的时候一件一件搞定,是记在大脑中, 比如: 疾控中心的报告, 都有带时间后限的. 现在打算试试, 用活动清单,今日待办和记录的方式来试试. 

B: 小企业老板, 也有这种习惯, 原来是把要做的事情记在大脑中, 挑出今天必须完成的事项,比如转款,当天完成, 现在打算把要做的记下来,完成一个之后做好记录.  

阅读原书拆页:(不带HOW的拆页)

           即使一个番茄钟只有25分钟,仍然会有干扰将我们所专注的工作打断,迫使我们为环境切换付出代价. 但番茄工作法不是那种只能用于闭关修炼的法门,相反,它可以提升协作环境中的个人技能.

          如果有一种策略能有效控制中断,那么它就可能减少中断的数量, 某些情况下它还有助于你继续当前的活动,但不绝对. 

          番茄钟期间的中断有以下两种形式. 

          第一种是自己造成的"内部中断".具体地说,是直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情. 

         第二种是别人造成的"外部中断". 有人找你询问或请你帮忙, 并且等你答复. 

          即使25分钟时间很短,但番茄工作者还是不可避免地会惦记其他重要任务,特别是在刚开始时. 然而,在此时此刻看似刻不容缓的事情,当真的罗列出所有任务,纵览全局时,它往往又不那么显眼了. 

         我的番茄钟经常是这样: 扭启番茄钟,开始专注于一项活动; 然后我饿了; 然后我想起一个重要电话要打; 而且又想看一眼我喜欢的社交网站; 我还得读电子邮件并且赶快给答复. 说起这些随心所欲的事儿,还没提到最常见的: 我的咖啡杯空了,得去加满.

         这些都是来自内部的本能.要做这些事,显然是打算拖延. 也许我觉得当前的活动过于复杂,或不够重要;也许我担心成果的质量,以及接下来要面对的指责; 也许在彻底弄清整件事如何完成之前,我不想开始. 总之,以上这些干扰会妨碍我完成番茄钟并画下X. 

学习目标:  能够应对番茄钟期间的内部中断. 
 请大家自测:

请大家仔细阅读下面这组测试题, 根据自己的实际情况为自己打分(1分表示完全不符合自己的实际情况,5分表示非常符合)

1. 我在工作中常被中断困扰.  1 2 3 4 5

2.  我在工作中, 常有人找我询问, 或者让我帮忙, 并且等我答复. 1 2 3 4 5 

3. 我在工作中常有灵光一现的新想法. 1 2 3 4 5 

4. 我有一些时间段是没法专心做事的. 1 2 3 4 5 

5. 我总忘记按照承诺答复对方. 1 2 3 4 5 

大家完成测试后加一下总分说出来. 

学习者: 7分, 15分,12分...

解释自测题:

测试题的目的,主要是让大家回顾一下自己在工作中的状态, 是否经常出现中断.

得分在5分以下的,恭喜你专注力很高, 会安排自己的环境.

 得分在5-20分之间的,说明你时长会出现打扰和中断.

得分在20以上的,说明工作生活中中断太频繁了.  

我简单解释一下这些题的目的:

第一题是明确是否需要使用番茄工作法: 有些高效人士不需要用了, 还有一些不喜欢规矩的就用不上. 

第二题是明确外部中断的频率

第三题是明确内部中断.

第四题是对自我的习惯有一个认知,找出黄金时段. 

第五题是履行承诺, 不造成新的焦虑和内疚. 

 我们一起来学习下面这个拆页. 如何以合理有效的方式处理中断. 大家阅读一下,读完朝我挥下手.

拆书家讲解引导:( 给出HOW, 边界,逻辑)

(3-1技能, 举例对比讲解概念)

大家判断一下这是否是番茄工作法?

1. 我扭启一个番茄钟, 然后去把衣服放进洗衣机,回来写拆书预备表,叮玲,停下预备表,衣服没洗完.让它继续洗. 继续扭一个番茄钟,接着写预备表,中途洗衣机响了, 去晒衣服,叮铃 番茄钟响了. 

不是. 番茄钟强调一次专心一件事情. 通常是在心流状态下,唤醒节奏. 以便有全局观. 

2. 星期六是我的休息日, 我陪儿子一起下棋,扭了番茄钟,叮咚时间到!停止游戏.  下午我想补个觉, 扭个番茄钟, 叮咚, 继续睡. 去和朋友逛街, 等了一个番茄钟. 肯定不是,休闲还用番茄钟. 对的,番茄钟强调自我调解,在三种心理状态下切换: 休闲,工作, 战略. 

 [拆书家讲解, 可略]  这个片段提到常见的两种中断---内部中断和外部中断.

 外部中断具有互动性,比如同事跑来问你工作上的事,或者大家聊一些大众话题. 或者领导让你做个报告的预期;或者微信叮咚作响等等. 外部中断要抢走你的注意力, 而你要保护番茄钟,将注意力留给所承诺的工作. 但有人要来谈论你喜欢的电视节目,总不能永远都是同样的回答:"对不起,我正在番茄钟里. 待会儿再说?" 所以必须"扭转"番茄钟和中断之间的依赖关系. 那么你准备好了吗?

如果想要减少外部中断, 首先得实事求是,弄清所遇到的中断的类型和数量,并做好记录. 

1.在今日待办的下半段的"计划外紧急"区,  写下中断所要求的活动标题. (大脑擅长思考,不擅长记忆)

如果今天不打算处理这项新增,就把他写入"活动清单",标上截止时间,和u(unplanned)代表计划外. 否则

2. 在当前活动右边画一个减号.  增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟. 

4. 遇到必须你处理的外部中断,你需要作废你的番茄钟. 

[行动步骤]

处理外部中断的做法有如下四步:

1. 告知: 我手头有事,正忙. 

2. 协商: 周五再帮你做,行吗?

3. 计划: 写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟. 

4. 答复: 按照承诺回电或答复. 

举个例子: 

我上周五晚上在家写3-3的预备表, 设了番茄钟. 一会老公就喊我, "快来看蒙面歌王, 这期很好看. " "我正在番茄钟,等会. "忍住内心的好奇心, 记下-; (3.计划) 手机响了, 朋友来电-有急事吗?我现在有事,等下回你电话.(1.告知4.答复) ; 手机微信叮叮咚咚想个不停.(看下群名标题,把它调静音);儿子让我陪他玩游戏,我说妈妈在番茄钟,周末陪你玩,好吗?"(2协商)  "啪嗒" 一片黑暗. 停电了. (作废)

番茄工作法的初学者经常会感到惊讶,自己实际在一天内完成不了几个番茄钟. 因为内部中断会常常出现, 所以我们来一场微行动学习.

A3促动参与(8-12分钟)(微行动学习)

内部中断的本质到底是什么? 我们要如何解决它呢?  我们分组2组, 用微行动来学习一下. 

大家说说内部中断的本质是什么? 请大家结合自己的经验,并互相追问. 请每组讲一下自己组的成果. 

我们再明确一下内部中断的本质. 

学习者A:我就是这样, 经常会灵光一现,有新的想法. 

学习者B: 不得不做的生理需求,比如想喝茶,上厕所. 

学习者C: 不想做,想去看电视. 想拖延

学习者D: 分心

学习者E: 可以一心两用时该怎么办?

学习者A:  那就不用番茄钟, 因为已经是高效能人士. 如果是要解一个难题,肯定需要全神贯注.

小组A: 集中注意力(专注力), 

明确了内部中断的本质是集中注意力, 我们再一起讨论一下如何可以更加专注呢? 我们分两步进行: 1. 解决到什么程度? 2. 如何行动?

1. 当有好想法时,随时记录下来. 

2. 提前预防好生理需求. 

3. 想拖延时, 鼓励自己再坚持一下, 强化决心和目标. 

4. 分心时要给自我暗示. 

5. 缩短番茄钟频率, 从25分钟变为10分钟, 甚至5分钟. 

6. 使它可视化,以便调整计划. 

小组B:内部中断的本质是拖延

如何行动: 

1. 重新确认目标 

2. 战拖训练营

大家说得真好, 给自己鼓个掌,比书上的解决办法还多. 

A2催化应用(1分钟) (布置作业)

反思后的刻意练习就能帮我们从知识转化为能力, 正如你站在岸上永远学不会游泳, 明天找个人和你一起练习今天的讨论成果.  用刚才讨论出来的成果来管理时间, 使自己的注意力更加集中. 

结语

简单的方法, 符合本能反应的时间管理方法, 可以让我们的生活变得更轻松. 番茄工作法, 值得你去试一试,会给你的生活带来不一样的高效和专注!