【R】阅读原书拆页

接下来我们一起学习这本书中的一个片段：拨打工作电话的技巧。

下面请大家花2分钟的时间看一下原文片段，看完后用语音示意我，或者在聊天区回复1。

现在请大家开始阅读。

【主题】 拨打工作电话的技巧

【图书】《把时间当作朋友（第3版）》P.108-109

有心人拨打工作电话是有技巧的。

◆确定对方最可能方便接电话的时间（难以确定的时候先发短信询问）。

◆在拨打电话甚至发短信询问对方是否方便之前准备好一切计划沟通的内容，做好检查列表放在手边，确保沟通过程中不会遗漏要点。

◆通话前把重要信息整理成电子文本，在通话中做必要的更新，通话结束后，马上通过电子邮件将备忘发给对方。

◆若对方没有接电话，则给对方发署名短信告知详细事由，并做好记录，防止自己遗忘此次沟通任务。

◆……

【TF2-2新技能>>拆书家讲解引导（part3）】

〖what〗

这个片段讲的是拨打工作电话的技巧，通过电话前、中、后三个阶段的几个技巧，形成一定的流程，提高电话的沟通效率。

〖why〗

打电话是工作中重复性非常高的事情。掌握了这些打电话的技巧，并形成流程，就能提高工作效率、加快工作进度，从而减少错误，避免不必要的失误。

【不这么做的坏处】

不要以为打电话是很简单的事情，如果不这样做：

抓起电话就拨，就可能因为对方不方便，无法接电话或者找不到人；

因为准备不充分，忘记了沟通的要点；

因为对方没有接电话，第二天忘记了耽误了大事；

因为对方不方便记录，对方没有记住复杂的信息而出错。

比如，你星期一上班以后，处理好自己的一些事情后，快下班的时候，突然想起来向部门主管报告一件事情，结果部门主管正在开会没有接电话，差点耽误事。

〖how〗

那么怎么拨打工作电话呢？根据这个片段，我总结了有三个阶段6个技巧。

一、电话前：细准备

主要是明确沟通内容，定好通话时间。

1.定内容。对于电话中沟通信息比较复杂的内容， 要提前准备好，并检查列表放在手边。必要时，把重要信息先整理成电子文本。

2.定时间。在对方最可能方便接电话的时间拨打电话。比如（举例说明），你的部门主管比较忙，每天上班半个小时以后，都会去忙事情，一般周一都会开例会，你应该在一上班的时间就给他打电话，这样就比较顺。如果是平时工作联系很少的领导或者客户，难以确定时可以先发短信、微信询问一下，顺便在通讯录上注明，便于下次联系作为参考。

二、电话中：说清楚

多替对方着想，将沟通的内容表述清楚，并确保对方准确接收信息。

3.划清单。对着沟通内容检查清单，完成一条划一条，防止遗漏要点，特别是需要对方用笔记录的内容，要说清楚。

4.改文本。对于与提前准备内容有异议、有变化的要注意更新。

为了防止对方出错，可以在通话最后这么说：“记不清楚没有关系，随后我会通过邮件或者微信发个备忘。”

三、电话后：记录好

将电话中沟通的内容整理后发给对方，并记录好备查。

5.发信息。将更新后的把重要信息马上通过电子邮件或者微信发给对方。若对方没有接电话，则给对方发署名短信告知详细事由，并做好记录，防止自己遗忘此次沟通任务。

6.写备忘。将重要电话情况记录备查，做好自我保护。

我就曾经遇到这样的事情（举例说明）：有一次通知下面报送一项奖励备选人员，因为当时办事员没有接电话，我就发微信将事情详细说了一下，对方也回复知道了。后来领导找到我，说下面单位怎么没有通知到呢？我立即拿出电话记录和微信记录，立即洗清了冤屈，不然领导即使不深追究，也会在心里对你产生负面的评价。所以，重要电话我都会记录下来备查。

〖where〗

适用场景：

这些流程和技巧适用于比较重要的工作电话。比如：通知一个重要活动，包括时间、地点、人员、主题等要素；向上级汇报工作情况；向兄弟单位协调一个重要问题等。

不适用场景：

一句话就能完成的工作电话不需要这么复杂，比如询问一个数据、确认对方是否来访等。

另外，生活中正常聊天的电话不需要。

需要注意的是：

上述三个阶段6件事中，前5件事是片段中明确的，第6件事是我根据书中的省略号，引申出来的一个技巧。

一个工作电话不需把6个技巧都用一遍，根据电话重要程度具体对待，它们之间是互补的关系。

【异议预防】

讲到这里，可能小伙伴心里就会犯嘀咕，会有这样的疑惑：

1.遇到事情拿起电话拨就行了，打电话这么简单的事情，难道我不会吗？

2.像这样打电话，是不是会浪费更多时间？

◆事实上，一招鲜不能吃遍天。即使打电话是工作中重复性的任务，每个职场人都会遇到，时间长了越来越熟练，但是你肯定遇到新的情况、新的问题，比如，遇到新的领导、换了新的客户、接洽新的业务、完成新的任务等等，不可能每天的打电话都很简单、所有的任务都是千篇一律。

而且，换个角度来讲，对于对方来说，你与他的通话可能就是第一次。你很可能因为一次自以为熟练的电话引发对你的负面评价。

◆其实，通过打电话三个阶段6件事，我们能够看出背后有总结、整理和具体实践做支撑的。通过梳理出流程，做重复性任务时，就能节约思考的时间精力，减少甚至不犯同样的错误，避免不必要的失误。这样，面对任务中的新问题、新挑战时，有更多的心力去应对，进而提高工作效率。

◆你注意观察就会发现，很多人会因为打电话这件简单的事情，被领导、同事负面评价；同样也有很多人，因为打电话这件简单的事情，被领导、同事高看一眼。经过一段时间，会让人与人产生巨大的差异和差距！

总之，运用打工作电话的技巧，虽然麻烦，但是值得！

【TF2-2新技能>>催化学习者应用（part2）】

【分布催化1】

【显像提问】

在座的各位小伙伴，请大家认真设想一下，在下周一上班以后，你坐在办公桌前，刚泡好茶，想起来你有一个重要的工作电话要打，可能会有这样的情境，为了便于大家设想，大家只需要把具体情境中空白（标黄）部分填上就可以了：

1. 你是下属单位部门办事员，需要给上级单位部门经理打电话，报送（ 比如： 2022年度本单位的营收数据、招聘员工等情况 ），上级单位部门经理一般会在每周一的十点钟参加总公司例会；

2. 你是上级单位一次重要活动（ 比如： 会议、比赛等 ）负责人，在通知下属单位的时候，你正在说与之相关的信息（ 比如： 时间、地点、参加人员、需要汇报的内容等内容），下属单位的人可能不在或者不方便记录；

3. 你是单位负责某一业务的工作人员，因为业务问题需要打电话就某一重要问题（ 比如， 业务合作、员工互助、服务内容 ）与平级单位搞好协调；

…………

请大家思考并想出情境后，请加工一个具体例子，说明你要打的重要电话，打给谁？沟通什么事情？写在便签上，写好的语音提示我，或者在聊天框中扣“1”

现在开始思考。

…………

我看大家都写好了，下面请2位小伙伴用2-3分钟的时间分享具体的例子。

【学习者案例】

一、主界面语音分享

1.潜潜：我明天之后准备给未参加21天阅读打卡的家长，沟通目前家长与孩子近期的身体情况，同时介绍当前21天阅读打卡情况与阅读打卡的重要性。

2郭郭：我是公司销售部的工作人员，刚好下周因为产品包装问题需要打电话跟客户进行电话沟通，涉及到包装方式等方案内容，笔头记录好，方便查询。

二、聊天框文字分享

3.王月静：我下周准备打给交行卡中心负责培训的陈老师，告知因公司战略调整，企业事业部会在1月6日终止服务。

4.小庄：需要打电话给基层镇街秘书长，询问最新换届的商会会长是谁，用于通讯录的更新。

【分布催化2】

感谢两位小伙伴的分享，大家刚刚都写了下周一需要打电话协调的具体事例，那么大家思考一下，结合我们今天所学的内容——打工作电话用到的三个阶段6个技巧，你接下来会怎么做呢？给大家2分钟时间思考，之后我们请1位伙伴给我们分享一下他的行动步骤。

强调一下：一个工作电话 不需把6个技巧都用一遍， 根据电话重要程度具体对待， 它们之间是互补的关系。

现在开始。

………

时间到，邀请小伙伴分享2-3分钟。

【学习者案例】

一、主界面语音分享

1.李永忠：电话主题是：下周准备邀请对方参加现场会议。三个阶段。电话前，确定电话沟通的内容，并核实有无遗漏；电话中，拨打电话告诉对方相关的内容，比如时间、地点、人员等；电话后，将通话确认后的内容编写成电子文档发送给对方进行确认。

2.潜潜：电话前，我定了21天阅读打卡进行督促这个核心内容，时间在晚饭后7-9点中，给2-4个小朋友打电话。电话中，划清单，主要有三件事情，一是询问孩子和家长的身体情况，二是孩子21天打卡情况的反馈，询问家长是否遇到什么问题，三是根据孩子平时表现，说明打卡的重要性，督促家长持续进行打卡。改文本主要是记录家长遇到的问题。电话后，我会把家长的反馈记录下来。

二、聊天框文字分享

3.王月静wendy

电话前

①定内容：

告知业务调整取消企培业务板块

业务服务截止时间为1.6日

之前合作的项目全部移交给XX进行收尾工作

未来还会继续做企培业务，自主品牌，期待长期合作

②定时间

提前微信预约客户可以沟通的时间

电话中

③划清单：对照准备内容，沟通完划一个，不漏项。

④改文本：调整变化的内容。

电话后

以正式邮件的方式，将沟通内容在整理成文字发给客户，特别注意：未来服务地接人信息、服务截止时间、今年合作项目及反馈

感谢小伙伴的分享。刚才两个小伙伴都从三个阶段的讲了技巧，已经掌握了技巧，我相信，这样打电话，肯定不会有失误，有利于工作的顺利开展。

考虑到时间关系，其他小伙伴就不分享了，你可以把你写的行动步骤发给我，我会整理成实录。

今天学习了打工作电话三个阶段6个技巧，希望能对小伙伴们在打工作电话这方面能够提高效率、避免不必要的失误！

今天的线上拆书到此结束，感谢各位小伙伴的聆听和支持！谢谢!