1．待处理

。这些一般是老付前不久移交给他的部分资料，还有当前正在进行中的几个项目的资料。小强先把它们按照项目的不同，分别放在不同的文件夹里，然后在文件夹的侧面写上该项目的名称，随后把这些文件夹放在办公桌右上角位置触手可及的文件架里。

2．委托他人处理

。这是一些需要他人处理的资料或者等待批阅的文件。小强先是把它们集中放在一起，打算清理完办公室之后立即将它们分派、处理掉。

3．整理归档

。一些陈年的资料和合同文本就不用打开看了，只要给它们合理地编制索引就可以放在档案柜里了。处理这类物品，只要你能保证立即知道该到哪里去找它们就可以了。到底是按照字母顺序索引，还是按照项目类别索引，悉听尊便。

4．扔进废纸篓

。破旧的文件夹、草稿用的废纸、过期的报纸杂志、失去作用的汇报材料，等等。确实有些人处理这些东西时不像小强这样干脆利落，总是担心这个以后万一能派上用场，或者担心那个以后万一需要——这样下去的话，你的办公室会被撑爆的。小强有自己的一个原则：在过去的6个月没有用过的东西，现在也不确定今后是否用得上，就直接扔掉。利用这个原则，小强让自己的办公室保持了干净、整洁。

【学习目标】

根据清理办公环境的四步法，应用到情景演练中，按四步法的进行交流练习

【分组】本次的学习将会有情景演练，我们分成2人一组

【书籍介绍】

今天，我们要拆解的图书叫做《小强升职记》。

F（特征）：这本书是国内著名时间管理实践专家邹鑫所著，是一本经典的时间管理入门书籍，本书以GTD时间管理法为核心，讲述了SMART法则、番茄工作法、衣柜整理法、四象限法等时间管理的方法。

A（优势）：

1、通过时间管理的书单推荐，这本书得到了90%的网友的推荐，强烈建议阅读

2、故事性强，可读性和有趣性较强，把相应的方法都变成故事和对话中介绍，相比其他的给你反复讲时间管理很重要的书，更容易读下去，读起来很轻松

3、有实操方法，除了理论，有更多的小方法，马上就可使用。

B1（利益）：读这本书的好处

1、当你要开启一项工作任务，希望在规定的时间内完成时，这本书可以给你一套可行的方法，帮你高效利用时间达成目标

B2(学会这个拆页的好处）

1、当你苦于每次因为办公桌面杂乱，每次因为找不到想要的资料而浪费时间，还想起心情烦燥时，这本书给你一个实用的方法，解决资料归类的步骤，从而创造一个整洁的办公环境，精准找到资料，不过渡消耗心力，也节约时间。

【R环节：阅读拆页】

今天拆解的主题是：清理办公环境的四步法

下面，我把拆页发给大家，请大家阅读，读完的小伙伴和我示意。

【I环节：拆书家拆解】

（why）为什么要学习“清理办公环境”？

当你处于一个堆满了办公物品折环境里，一下子要找这个文件，一个子要找要用的订书机，要么找不到，要么翻个底朝天。要么太花时间，要么就是精尽心力才找到，这都是影响我们工作时间效率问题，有一个清清爽爽的办公区域，有一个随时能找到自己想要的物品的区域，是可以大大提高我们的时间管理效率的。

（自身A1：失败案例）跟大家分享一个我的经历。

例如：我每天需要阅读好几本书以及查找不同的资料，所以我的办公桌上总是乱七八糟的，堆满了书以及草稿纸，特别是上午和下午不同的工作内容的时候，资料就会混合在一起，同时我还有另外一个习惯，喜欢用不同颜色的笔去做标注和笔记，这样我的办公桌那可是一片狼藉。经常会发现要找的资料被压在几本书的最下面。找东西的时候心乱如麻，找到了之后如释重负，长叹一口气。

（how）可见清理办公环境的重要性。那么，怎样进行办公环境的清理呢？拆页中给我们介绍了一种简单易行的方法 ，我进行了细化流程模型-分流入海，具体如下：

1、分类-待处理文件：按文件的类别进行分类，按单次和组合打包次来区分

1）项目类型分类：项目A\项目B

2）单次类型文件区

2、流转-委托他人处理：

1）分类方式如下：待领导审批、同事协作

3．入库-整理归档：编码、按码入库

1）编制文件归档编码（字母编码、数字序号编码）

2）制作编码标签

3）贴标签

4）装档案盒

4、海投-扔进废纸篓：清理完无用的文件扔掉

1）时间超过半年没有使用过的资料，可扔掉

我就为了改变自己总是找不到东西，并且每天办公结束后，桌面和所到之处就是一片资料的海洋，我就在网上买了好几个透明的文件框，进行了分类，

1、按学习的类型分框装学习资料，如：好讲师系列、教练系列、团队管理系列；杂系列。

2、在流转区也贴上了对应的标志，分栏置放。哪些是要及时快递出去的；哪些是要给到某某朋友的

3、对应经常打印的学习文件，看完后放置到对应的文件盒中，在书柜清理了一个区域就是文件置放区。

4、每天工作结束，不用的资料随手入篓。定期也清理自己的书柜，不用的就入蒌。

每天自己看着清爽的桌面，也感觉心情好，减少了烦燥的概率。

适用边界：

当你的办公环境从来没有系统地归类整理过，可以按这个办公来整理。如果你已经有一套自己适用的归类的方法，就可以沿用自己的方法。

【A1环节】以上是环境清理四步法的讲解，下面让我们一起来实际操练一下。

我们可以2个人一组进行交流

请大家回顾一下，自己最近一周或者一段时间内，有没有经历过因为办公环境或居家环境没有及时清理，而出现环境乱、不整洁，想找某个东西找不到或要找好久的情况呢？

【A3环节】情景讨论

刚才，大家都学习了环境清理四步法，现在到了应用的时刻，有一个情景，请大家来讨论，情景中这个主角该怎么办？

场景如下：

小丽是一名行政，公司这周搬家时，小丽请假了，是由同事代为搬家的，现在小丽回到新的工位上，看到同事帮助搬过来的资料有好几箱，打开一看，都是没有分类的资料，只是一堆全塞入了箱子。

现在小丽要开始收拾这些文件资料，目前手上有公司的好几个项目在跟进，例如：新厂房的办公设备清单的采购、保洁人员的计时清单、员工月度考勤记录表等，为了能确保自己的工作可以随时开展，也能随时响应公司里其他部门同事的需求。小丽该如何何开始清理自己的办公环境，把资料能有序的摆放，能达到整洁有序呢？

1、新厂房的办公设备清单的采购、保洁人员的计时清单、员工月度考勤记录表等，

2、2019-2021年的各种领导已签字的审批单

3、一堆办公草稿纸

4、个人的办公用品，笔、笔记本、胶水等

5、近期要给财务审批报销的单据

6、领导给了批语，需要自己修改的宣传稿

请两人一组，进行讨论，给小丽制定出一个整理的步骤和方法？

请讨论出结果的伙伴来分享一下

分类：多次处理的有1、4    单次处理的有：6

流转：5

入库：2

海投：3

通过这个练习，大家都已经掌握了这四步的整理方法，也讨论出了方案，相信大家都学会了这个小方法。

谢谢大家，我今天的拆书到此结束！