开场:
Hello,大家好,欢迎大家来参加今天我的TF3-2拆书分享,我是李文敏,用三个标签介绍下自己:药业公司生产车间经理、二级拆书家、KEEP健身爱好者。
【分组】
为了方便学习,这里我们先做一下分组,从我左手边开始,两人一组,最后3个人一组。
学习目标:
今天,大家跟随我完成本次RIA现场学习后,能够运用(行为)学到的“事先征求同意+定义双方关系+提出具体建议”三个步骤来给他人提出具体建议(澄清),从而使你自己的意见能被对方欣然接受(程度)。
【事件场景】
周一我朋友小李向我诉苦,上周五小李的老板来车间视察,询问小李工作中有什么问题需要公司帮助解决的吗?于是小李将工作中发现的一些问题及自己的意见直接向老板提了出来,这些小李事先没有和自己的直接领导杨总监进行过任何的沟通,结果老板在询问杨总监是否了解这个情况时,一问三不知,非常的被动。老板巡查结束后,杨总监把小李训了一顿,小李觉得自己很冤。
【提问】
小李这样的汇报,你是否也碰到过类似的场景呢?在职场或生活中,你是否也遇到过第三方询问,然后由于回答不当,导致出现了一些误会呢?
【影响】
如果事先没有确认好双方之间的关系,或者没有获得当事人的同意,你就贸贸然的提意见,会由于信息存在偏差,结果导致好心办坏事,出现一些误会,轻则影响你和当事人之间的关系,重则会影响提意见人的职业前途。
【解决】
今天我拆解的《沟通的方法》中的提意见的动作要领,能让你把提意见变成提升双方关系、体现自己能力的助推器。
我们首先做一个简单的自测题,请大家请仔细阅读下面表格中的每句话,根据自己的实际情况打分,不用纠结分数,以自己的第一反应为准即可。时间为1分钟,打完分请大家计算一下自己获得的总分。
在这份自测题中(“1”代表总是,“6”代表从不;)算出总分后可以举手示意我,谢谢!
项目
1 我有好的意见时,就会在大庭广众之下说出来。 1 2 3 4 5 6
2 对方说有欢迎大家发表意见,我就会将所有的意见都提出来。 1 2 3 4 5 6
3 在提出自己的意见时,我不会考虑对方和我是否处于同一战线。 1 2 3 4 5 6
4 我总是喜欢在看不惯的人出错时,提出自己的意见。 1 2 3 4 5 6
5 进入一个新团队,我总能很快提出对工作的各种意见。 1 2 3 4 5 6
总分25分及以上的伙伴举一下手,总分11-24的伙伴举一下手。
这个自测表,是帮助大家激活过往的提意见的场景,了解自己以前在提意见时如何进行的。
我们来看一下分数的意义:
总分在25-30的小伙伴,在提意见时,你会选择合适的场合和时机,通过确认对方接受意见的意愿度和双方之间共同体的关系,并提出具体的建议,从而提升双方之间的关系。
总分在11-24的小伙伴,在提意见时,你知道如果选择的场合和时机不合适,包括提意见的方式和内容不当,提意见就达不到预期的效果。但你往往无法将这些方面考虑周全,导致某些方面没有做好,使得提意见后,双方的关系没有明显的提升。
总分在1-10的小伙伴呢,在提意见时,可能较少考虑场合、时机、对方的需要,双方的关系,意见是否具体等各个方面,导致自己提的意见往往不被接受,且导致自己的人际关系越来越差。
【自测量表预防异议】小伙伴们不用和别人比分数,这个表格只是一个辅助工具用以测量自己状态。分数高的小伙伴,看来对提意见时的这些问题都处理的比较好。分数低的伙伴也不用着急,我们今天的学习可以帮助到你。
接下来,请大家用1分钟时间阅读下原文拆页,阅读完后,可以举手示意我一下
曾经有位同学跟我提过一个困惑:他刚进入一所高校当老师.开学第一个月,校领导班子组织教师座谈会,让大家提意见。他就以“怎样提高教师能力”为主题,提岀了自己的建议,也给出了解决方案,但校领导并没有对这个问题做出回应,这让他非常困惑。
我们可以换位思考一下,从领导的角度看,这个具体意见意味着什么。
对领导来说,他接收到了两个信息:第一,这个意见的潜台词是“其他老师能力不行,有待提高”,相当于一个新老师站在了原来所有人的对立面,还要求领导表态站队,虽然这并不是这位新老师的本意。第二,即使这位新老师提出的建议是对的,但是他初来乍到,对学校很多方面的工作不甚了解,提出的问题可能并不是当务之急。
很多新人初入一个环境,会为了自我表现疯狂提建议。但到这里我们会看到:提出具体的建议、展现方案力之前,我们需要证明自己是共同体的一分子。不是有句话那么说吗?“母校就是自己能骂,但别人不能骂的地方”。只有是共同体的一分子,你才可以提意见吐槽,如果不是,不好意思,这个共同体的所有人都会站出来反对你。
我看到小伙伴们都看完了拆页,接下来我来讲解一下
【what】
通过本片段的阅读,我们可以总结出提意见要遵循的3个步骤1、事先征求同意;2、定义双方关系;3、提出具体建议。这三个步骤都非常的关键,只要有其中一个没有做到位,就会达不到我们预期的效果。
【互动提问】
【拆书家】:那么原文片段中最主要缺失的是哪一步?
【学习者】:定义双方关系
【拆书家】:对,另外作为一个新老师,他提的建议也未必很具体,切合当下,是不是?
【学习者】:是的
【拆书家】看来大家都理解了。
为了更好地帮助大家理解提意见的关键3步,下面我们举几个例子,让大家判断一下,以下的做法是不是符合提意见的三步。
案例1 小李认为工作中的一个流程不是很合理,于是找直接领导说自己针对某个流程有个建议,是否可以说一下。
【互动提问】
【拆书家】:对方听到小李说有个建议之后,回答说:“我觉得现在的流程经过几年的优化非常的合理了,还有不合理的地方吗?要不你微信上先把你的意见发给我吧?”,这是对方同意了吗?
【学习者】:不是
【拆书家】:这表明对方不是很愿意听你的意见。
案例2 小李刚上班就发现一个问题并有了自己的意见,还没有来得及向直接领导汇报,刚好碰到老板来车间巡查,询问是否有问题或好的意见要向自己反映。
【拆书家】:这里的意见应该提吗?
【学习者】:不应该。
【拆书家】:这是不是没有定义好双方的关系?
【学习者】:是的
【拆书家】:因为小李的直接领导才是工作中和小李关系最紧密的人,有意见一定是第一时间向直接领导提。
案例3 由于在进厂培训时,人事经理说有意见可以随时提。于是小李刚加入某个公司一周,就针对公司的管理制度认为不太合理的地方提出了很多自己的意见,但提上去后没有收到任何回应。
【拆书家】:这里的意见应该提吗?
【学习者】:不应该。
【拆书家】:是的,作为新人不了解实际情况的时候,提出的建议往往有失偏颇,不具体。所以要多听、多看、多想。对不对?
【学习者】:对
【why】
从以上案例可以看出,如果我们不按照提意见这三个步骤来做,可能你在提意见的短时间内自己是将要说的话全说了,但对你之后的人际关系或在工作上的发展都会带来很不好的后果。所以我们在提意见时要站在相关利益方的立场上,提出有益于对方,也有益于我们自己的建议,对方更有可能接受,我们的意见才更有价值,并能提升双方关系、体现自己能力。
【how】
那么正确的提意见三步法应该怎样进行呢?
1、事先征求同意。真正、真诚地征求同意,意味着你要做两件事。一是你要清楚沟通中的具体情况、自己准备用怎样的情绪表达出来和这次提意见的目的是什么,会达成怎样的效果,把这些“草稿”先打好。然后再做征求同意的第二步:“我对这件事有个建议,你想听一下吗?” 当然,对方主动提出征求意见,那这步就可以省略了。
2、定义双方关系。在提意见前,我们应该先定义双方的关系,告诉对方,我们是一伙的。我跟这事儿有关系,所以我提的意见才值得被认真倾听。 比如,你提意见的对象是其他部门的年轻同事,你想指出他身上的毛病,可以这么说:“我看到你,就像看到了刚进咱们单位的我自己。”
3、提出具体建议。 对于所想要提的建议一定要结合你的工作或经验来提,要实事求是。并且所提的建议还要让对方认同你的建议是具体的,合理的,不是泛泛而谈。
【适用边界】:
在没有其他人在场,且对方现在心情不错,精力也很充沛时,在你熟悉的领域,你有更好的意见,这时就可以使用提意见三步法提出来。在对方没有明显好处,也不利于你自己的长期利益,或者对方心情很差,或者急着去办事情时,这时就不适合提意见。
【预防异议】:
这时有人可能会说,但是我的领导每次都说让我们提意见,不提还不行,但提了具体的建议,却往往石沉大海。这种情况也是存在的,那我们可以考虑一下,是否我们提意见时的态度还不够谦虚和诚恳。另外对一个职场上的人来说,同一个建议最多三次,如果三次之后领导不接受,那你就不要再说了。
【A3:促动参与】
刚才我们学习了提意见3步法,现在我们要开始进行演练了。下面给大家一个场景,是这样的。
小李在一个工作岗位上做了9个多月,对自己所在的工作流程已经非常的熟悉,经过近一个月的观察,小李发现自己工作中的一个降温步骤,如果按自己的想法增加一个步骤,只需要1个小时就可以降到温度,而平时正常降温需要1.5-2小时。今天早上小李的直接领导杨总监来上班时满面笑容,于是小李准备开完早会就将自己的意见和杨总监提一下。
【指令】给大家5分钟时间,在小组内讨论一下,一个扮演小李,一个扮演杨总监,利用今天学习的提意见3步法,帮助小李能够成功的向杨总监提出自己的意见,并能得到采纳。5分钟后我们请一组伙伴来给我们表演一下。
(4分钟时,提醒大家一下)5分钟后,好的,时间到了,那么请马文丽和郑玲这组来给我们演绎一下?
【学习者现场演绎】
马文丽扮演小李,郑玲扮演杨总监。
马文丽:杨总监上午好,
郑玲:你好
马文丽:我是小李,今天我有个事情找你聊一聊,你时间方便吗?
郑玲:可以。
马文丽:你看我在这个工作岗位上已经工作了9个多月,然后你也见证了我一路的成长,特别感谢你对我的培养,我也一直按照你要求的对工作精益求精的态度在践行。在过去的一个月,我观察到我们工作中的一个降温步骤,现在需要1.5~2小时,对公司的资源是蛮大的浪费。我发现在工作流程中增加一个步骤,就可以将降温时间调整到一个小时,你觉得我们是否可以试一试。您什么时候方便,我们到车间演练一下,试一试。
郑玲:好,可以,我们现在就去。
马文丽:太好了,谢谢杨总的支持。
【反馈】
马老师和郑老师的演绎非常的精彩,谢谢两位的精彩演绎!
【A2】
好的,今天我们学习了提意见3步法,相信现在大家已经有了更加深刻的理解,我们说学习的目的是为了学以致用,所以下面我要来布置一个作业,在未来的一周内,请尝试用一下提意见三步法,并让他们欣然接受你的意见。比如你老妈有高血压,但烧菜时口味一直偏咸,你要让她烧菜少放些盐。又或者你的同事最近做的工作进度总是被领导批评太慢,他知道你一向都能提前完成工作。然后他就来问你怎样工作才能在满负荷的情况下提前完成工作。然后你是如何给他们提意见的,包括时间、地点、人物、以及对话,请在微信上反馈给我好吗?
【结语】
好,最后总结一下,我们今天学习了提意见3步法,如果我们能够在日常的需要提建议的场景中始终运用提意见的关键3步骤:事先征求同意,定义双方关系,提出具体建议,那么相信你自己的意见一定能被对方欣然接受,并能把提意见变成提升双方关系、体现自己能力的助推器。
期待大家的作业反馈,今天我的拆书就到此结束了,感谢大家的陪伴。
【作业反馈】
学习者郑玲10月29日反馈作业
今天上午在公司办公室,我听到方总在计划11月的第一个周末去浙江进行团建。因为疫情的原因,我觉得出省不太安全,于是想向方总建议团建地点改为常州茅山。
我:方总,有关我们公司下个月团建的活动,我有个小的建议,不知道是否可以和您说一下呢?
方总:可以呀。
我:非常感谢您将带领我们一起去团建,同事们听了都非常开心,相信通过这样的活动,我们的团队凝聚力会更强。不过最近疫情的形势有点严峻,处于安全考虑,我想提个建议,我们是不是不要出省,就去常州茅山,这样可以大大降低疫情的风险。而且,我有个朋友上周就是去那里团建的,也取得了很好的效果。
方总:是啊,现在的防疫一点都不能放松啊,那行,下个月的团建就改在常州茅山吧。