拆页片段一：即使管理者处理的都是颇有成效的工作，其处理方式仍可能造成别人时间的浪费。

某一大企业机构的财务经理，深感会议浪费了太多时间。通常不管讨论的是什么，他都通知财务部各单位主管全体前来开会。其结果是会议每次都拖得很长。出席会议的每一位主管，为了表示自己对问题的关切，都得表示意见，而表示的意见却大多与问题无关，会议时间自然拖长了。

直到有一次这位财务经理诚恳地问了大家，才知道大家也都认为会议太浪费时间了。可是，他又想到：每一个人在组织中都至为重要，都应该了解情况，开会时如果少请几个人，他又担心会使未被邀请的人觉得他们被忽视。

现在这位财务经理终于找到一个两全的办法了。开会前，他先普遍分发一份开会通知：“兹定于星期三下午3时，于四楼会议室，邀请赵钱孙李四君开会讨论下年度资本预算问题。如哪位需了解这个问题或参与讨论，也请届时出席。如果无法出席，我们将于会后立刻呈送记录，供各位参考并希望提供宝贵意见。”

过去每次会议都要12人参加，花费整个下午，而现在只要4人出席，一个小时就可以结束了，并且没有一个人有被忽视的感觉。

许多管理者都意识到了哪些事情会浪费他们的时间，然而他们却不敢面对这个问题。他们怕因小失大，造成错误。殊不知即使有了错误，也能很快弥补。能够大量削减不必要的和非生产型的工作，则工作就进行得快多了。

拆页片段二：

所谓会议，顾名思义，是靠集会来商议，是组织缺陷的一种补救措施。我们开会时就不能工作，工作时就不能开会，谁也不能同时又开会又工作。一个结构设计臻于理想的组织，应该没有任何会议（在今天动态的世界中，这样的组织当然只是理想而已）。每个人应该都能了解他工作所必须了解的事，也应该都能随时获得他工作所必须的资源。我们之所以要开会，只是因为各有各的工作，要靠彼此合作才能完成某一特定任务。我们之所以要开会，只是因为某一情况所需的知识和经验，不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益。

但问题在于会议太多。一个组织如果经常要以会议方式来共同工作，那么行为科学家们出于善意而为合作所研究的各种机会，就将是多余的了。一个管理者花费在会议上的时间如果过多，便是组织不健全的表现。

每一次会议都会衍伸出许多别的会议，有的是正式的，有的是非正式的，但每次会议总要花好几个小时。所以，要开会，就得有一定的计划，否则不但令人讨厌，而且是一种危险。会议应该是不得已的例外，不能视为常规。一个人人都随时开会的组织，必是一个谁都不能做事的组织。试着看看我们的时间记录，如果发现开会太多---例如参加会议的时间占总时间1/4以上，那一定是一个浪费时间的不健全组织。

  第一片段讲解：

  阅读完上面的片段，相信伙伴们对“如何有效控制会议时间”有了一定的了解。在会议的邀请函里面，如何做到邀请重要的人参与，而且让未被邀请的伙伴不会觉得被忽视，这样可以减少会议的时间。

 有以下4个步骤来进行：

1、明确会议的时间、地点、主题。

2、明确必须参加会议的主要人员名单。

3、没有邀请的人员，有参加意愿也可以出席。

4、无法出席的人员，会后呈送会议记录。

如果不按照这4个步骤来进行，会出现以下后果：1、浪费不必要参加会议人员的时间，即使他们参加会议也不认真听讲。2、有人想参加却没有被邀请，会感到被忽视。3、如果没有会议记录，参加和没有参加会议的人员，没有可能在会议过后再详细了解会议情况。

也许有人会说：我开会就是什么时候想开就开，想让谁参加就让谁参加。这样也没有大的错误，但是按照上面4点来做，大家是否觉得会议会更加有效呢？

举例说明：（1）、上月16日下午《魅力演说》决赛前夕，公司培训部在总部的会议室开展“各部门推广进程的配合”的讨论会。

（2）邀请了营销部（培训宣传）、后勤部（培训物资）、行政部（培训辅助人员）的负责人参加。

（3）、对于没有邀请的其他部门负责人，在通知中说：如果哪位需要了解或者参与讨论，也请届时出席。

（4）、讨论会结束后，我们把会议记录发在管理层微信群里，供无法参加的负责人参考，并希望他们提出宝贵意见。

通过这4个步骤，使会议更加有效，使部门沟通更加协调。

第二个片段讲解：

  好，我看到大多数小伙伴都看好了，没有看完的也没有关系，我会在接下来的时间里面给大家讲解。判断一个会议是否有必要开，可以由这3方面来判断：1、这个工作任务是需要各部门或者各位开会人员彼此合作才能完成。2、这个会议是否有确定了计划？（时间、地点、流程、目标等等）3、是否我们每个月参加的会议时间占了你的工作总时间的1/4以上？如果这点是的话，就需要减少会议的时间。如果上面3点都符合，说明这个会议是需要开的，有一点不符合，我们就应该重新审核这个会议召开的必要性。

  也许有人说，开会都是领导拍脑袋决定的，哪个领导会在会前和你讨论这个会议要不要开？是的，大多数情况是这样。当你的领导交代你去组织一个会议的活动，你应该先审核一下这个会议召开的必要性。如果审核下来不需要召开，你应该拿出理由说服你的领导，或者用另外一种方式取代这个会议（譬如单独沟通等等）。也许你觉得这样做太麻烦了，而且有可能会得罪你的领导。但是你难道想让无效的会议浪费你和大家的时间吗？所以这样做是必要的，而且我们应该倡导和建议养成这样的习惯。

  举个例子：我们再回到第一个片段的例子，这个会议是“《魅力演说》各部门推广进程配合的讨论会”，上面我们讨论了如何让这个会议更加的有效，而且不会浪费非重要人员参与会议的时间，并且通过记录让更多想了解会议内容的伙伴有了解学习的机会。这次我们来根据第二片段的3点看看这个会议是否必要开展：1、这个会议是否需要各部门彼此交流意见和计划？推广中需要各部门的共同协作。2、这个会议是否有确定的计划？（时间：上个月的16日下午1:30点；地点：集团公司会议室；流程：先公布目前进度，再听取各位的小目标，最后确定各部门《营销部、后勤部、行政部》达成目标的时间表。）3、看看我们每个月参加会议的时间占了你的总时间的1/4了吗？否。所以我们这个会议是必要的。那我们再按照第一片段的方法，来确定一下参加这次会议的人员：营销部经理、后勤部经理、行政部经理参加，并且做好会议记录发在群里，没有参加的伙伴可以在群里了解我们的计划和目标。

第一片段：

A1：激活经验

拆书家提问设计（逐字稿）：我们刚刚学习了”如何有效控制会议时间” 在组织公司会议时避免浪费不必要的时间。你可能组织一次人事部门关于“如何突破招聘现状”会议、组织一次拆书帮伙伴关于“常州拆书帮如何成为正式分舵”的交流、组织一次公司部门间关于“如何办好一次大型培训”的交流、或者组织一次公司管理层关于“如何创新”的交流会等等场景。请伙伴们回忆一场你组织参加过的会议场景，用1分钟时间把当时参加会议的情况记录下来（会议的内容是什么？邀请哪些人员参加会议？有没有没有邀请的人员？有没有会议的记录？）。完成的伙伴请举手示意。

好，看到伙伴们都已经完成了。下面我们分成2组，每一组针对上面你写的会议场景，根据片段一告诉你们的4个步骤，写出你将如何邀请重要的人参加会议，又不让未被邀请的人员感觉受到忽略。我们分A、B 2个小组开始讨论1分钟，并且请一位伙伴为大家分享。

学习者案例记录：

1、（独独）会议主题是“供应链核心工作推进”，上周因为没有明确会议的时间和参与的人员，导致开会的时候还有人陆陆续续的进来，最后也没有达成一致的目标。这周准备重新开会，按照以上的步骤进行：（1）时间是周五的上午，地点是会议室。（2）主要参与人员市场部、营销部、后勤部。（3）发通知，有未被邀请的人员，有意愿也可以参加。（4）指定专人做记录，并在会后发到群里。

2、（刘老师）会议主题是“监控系统的安装”，因为没有邀请设备部人员参加，也没有做会议记录，导致会议效果很差。这周六上午会邀请设备部的人员和IT部门、HR部门一起讨论，并且做好会议记录，给没有参加会议人员参考。

第二片段：

A3：促动参与

拆书家提问设计（逐字稿）：

   伙伴们，为了实现公司“双十一”的销售目标，销售总监想开一场“供应链核心推广”的会议，并安排助理小王具体负责这次会议的推广和实施。

   现在我们把现场的小伙伴分为2人一组，其中一人扮演销售总监，另一个人扮演助理小王。请运用原文知识点，总监可以通过提问的方式来判断这个会议是否有必要召开：

1、这次会议需要哪几个部门参加？

2、会议的时间、地点定了吗？各部门有没有具体的计划？

3、这次会议需要开多少时间？以确定一个月的会议总时间有没有超过1/4.

   给大家5分钟时间讨论一下，怎么提问？怎么回答？5分钟后，我邀请一组小伙伴来角色扮演，看看他们原文运用知识点后，判断这次会议是否有必要召开。

学习者案例记录：

总监：小王，为了迎接“双十一”，我想开一次“供应链核心推广”的会议，由你来负责整个会议的推广和实施。

小王：好的，总监。

总监：你看这次会议需要哪几个部门人员参加？

小王：需要市场部各个经理（负责销售目标的达成）、营销部经理（负责营销活动的推广宣传）、后勤部经理（负责物资供应和后勤保障）来参加。

总监：时间和地点怎么定？

小王：下周一上午9点开始，在集团的会议室。

总监：各部门的计划确定了吗？

小王：我今天就让参加人员准备，在开会的时候必须带着他们的推广计划来。

总监：会议需要多少时间？

小王：一个小时吧。我们这个月会议不多，会议总时间不会超过1/4的。

总监：好，这个会议符合以上知识点，所以有必要召开，你去准备吧。

小王：好的。

A2：催化应用

拆书家提问设计（逐字稿）：未来的一个月中，在你的公司会议室，领导可能会让你主讲某一个会议，这个会议的内容可能是“公司业绩指标的分析”？也可能是“如何增强团队凝聚力”，等等。对照今天我们所学习的片段，看看这个会议是否符合3点会议必须开的条件？如果需要开这个会议，你需要讲出理由；如果分析出来不需要开这个会议，你也要讲出理由来说服你的领导。3分钟以后我们请每一组选出一位来进行分享。

学习者案例记录：

1、（独独）（1）主题是“供应链核心保障的讨论会”，时间是明天上午，地点是会议室。双十一是一年一次，所以我们都有明确的计划和目标：先找出核心需求，再根据需求来确定我们需要做什么，怎么做？最后确定完成的时间表和质量考核。

（2）参加会议人员：销售部、客服部、采购部，需要各部门协调。

（3）本月会议的次数和时间不多，不超过1/4。

结论：这个会议是必须开的

2、（马老师）“业绩指标的提升会议”

（1）需要市场部、人事部、行政部客服部相互协调参加。

（2）客服部提供数据资源。人事部制定好的奖励政策，团队的建设。行政部提升客户体验度。销售部提升员工销售能力。时间是星期五的下午4点。

（3）时间上40分钟，整体会议时间不超过1/4.

结论：这个会议是必须开的

结语：

（逐字稿）：好！感谢二位小伙伴的分享！通过今天两个片段的学习，每个小组具体案例的现场操作，我们知道了如何让会议更加有效，也知道了如何确定这个会议是否是必须召开的，这样我们在今后的工作中就可以防止不必要的会议浪费了大家的时间，而且让会议效率大大增高。谢谢大家！