无论是学习、工作还是生活，我们面临的任务大都是重复性的。要想加快执行重复性任务的速度，只需在遇到重复性任务时先将其做完一次，然后马上总结、整理,搞清流程，再靠进一步的实践把它变成“闭着眼睛也能做好”的事。这是提高效率、减少失误的根本手段。

在这里,我拿拨打工作电话做为例子．而且我认为.这是最好的一个例子，因为几乎没有人认为自己“不会打电话”——“怎么可能?我怎么可能连打电话都不会?!”

场景一
大多数人是在有事的时候抓起电话就拨。

可是，等等!你凭什么确定对方现在就可以接电话?每个人的工作习、工作时间都不相。

例如，身处管理层的人通常可能要参与更多的会议，日常工作也更加繁忙，

所以，给他了电话的时候，最好的通话时间很可能是在上班时间的前半个小时，因为他们通常是准时上班的，而半小时之后，他们要么去开会，要么正忙于处理其他事。

另一些人(尤其是那些从事与设计相关工作的人)往往是夜猫子、上午11:00以前给他们打电话很可能会令他们大为光火，而在凌晨给他们打电话他们却不一定会觉得意外。
应对这个问题的一个良好习惯是，在电话上簿中加上备注，记清此人通常情况下方便接电话的时间。

另一个是，在无法确定对方是否方便接电话的时候，可以发一条短信过去:“请问您方便接电话吗?我是XX，有关于xx的事情找您”其实，最好能在手机里做一条这的信息模板，以备随时调用。

【Why】在我们的工作生活中，大多是重复性的任务，比如写材料、发邮件、做家务甚至细微到早上出门这样的小事，都是每天重复的内容。

可是很多时候，我们总是把重复的事情重新做，重新花精力和时间去梳理思路、关注细节，有时还因思维惯性犯同样的错误。不仅浪费精力和时间，还总掉入同一个坑。

【What】把重复性的任务流程化，可以有效解决这一问题。即完成工作后，梳理出流程清单，总结经验教训，形成行动惯性。节约重复思考的精力和时间，后续再遇到时，按照清单重复即可，提高效率，减少失误。

How：我把片段中的行动步骤进行了细化，形成了“121”流程法，来简化重复动作，提高工作效率。【细化行动步骤】

1.走1遍工作。先把要做的工作认真的做一次，记住都做了什么，在哪儿犯错和吃力。

2.做2个总结。1个步骤总结，把任务分解为具体的几个步骤，分解的越细越容易执行；1个细节总结，把刚刚吃力和犯错的内容，总结为每个步骤的关键点和易错点。

3.画1个流程。把步骤和细节做成至简的流程图。至简的最佳标准，让一个什么都不懂的普通人，也能按照这个流程做好这件事。

流程图示意图

举例：18年6月，我第一次办案，需要整理案卷。当时对接部门提出了案卷整理要求及反馈内容。我意识到，这是一个长期的重复性工作。

于是我按照流程化梳理了整卷工作。

一是走1遍工作，认真做完工作，让对接部门对我的整理工作进行评价指正，找出错误项。

二是做2个总结，把任务分解为罗列文件顺序、标注办案时间，复检落款内容，同时在每个步骤上，写上我第一次案卷整理时，关键处和易错点，比如关键处的落款、易错的时间点。

三是画1个流程。把这些步骤画成流程图，纵向是步骤，横向是需要注意的点。

这样一套流程图下来，在半年后的第二次整卷时，我也没有请教对接部门，自己按照画的流程图，用了上次不到一半的时间，完成了工作，并顺利通过检验。

这是我们自检，如果你帮助别人梳理流程，就要一步步的去引导启发对方。一问你这一遍流程都有步骤，二问步骤中出了什么问题和难点，要怎么注意，三问能不能把它画成流程图。

【where】当我们发现面临的任务是重复性较高时，就可以尝试这种方法，梳理流程，提高时间效率。

【预防异议】有伙伴会质疑，即便是重复性的任务，也会有新情况新问题。不可能所有任务都是千篇一律，一招鲜吃不遍天。

的确，世界没有一片相同的树叶，工作和生活亦是如此，我们梳理出来的流程，只是节约任务中重复性项目思考的时间精力，减少犯同样错误。这样，面对任务中的新问题、新挑战时，有更多的心力去应对，进而提高工作效率。

同样，也并不是所有步骤都有关键点和易错点的，需要针对性的去写好即可。

A3:

刚刚呢我们学习了121流程绘制法，我们回顾下，走1遍工作，做2个总结(步骤总结和细节总结)，画1个流程。

光说不练假把式，那我们要开展一次现场的演练，故事是这样的。

今天早上小明又迟到了。本来好不容易早早起床，一开始是找衣服，没放到固定位置，找半天才发现扔在沙发上；接着是找钥匙，发现没挂门口，竟在书台上；最后好不容易出门了，一上车发现没拿手机，又焦急地跑回去拿手机。等拿到手机，一看手表又要迟到了，本想打电话请假，竟然发现犯了大错，手机没电了。下班后小明吐槽遭遇并请教好友小红，怎么摆脱这个早起混乱的局面，小红介绍了“121”流程法，帮小明梳理了早晨出门的流程图，并建议他贴在门口时刻提醒自己。

现在请小伙伴们自由分组，请以小组为单位，按照今天学到的“121”流程法的每一步，演绎小明向小红吐槽遭遇，小红用“121”流程法为小明梳理出门，最后我们会邀请1组的伙伴进行分享。

（此处要给学习者强调，注意我们要引用学习的3个步骤，小红你需要一步步的引导小明写出步骤中的具体做法，比如问他出门都有哪些步骤，步骤上哪儿出现了问题，以后哪些注意事项。）

小明：哎呀，今天简直太惨了，你知道么？从早晨起，灯坏了去修灯，找衣服，在沙发上，找钥匙放在书台上。

小红：的确，够悲催的，我建议你用121流程绘制法。我们来试试看。一是先走一遍工作。你一天的回家到出门的步骤是什么？

小明：哦，我回家后，放钥匙，睡觉前找好衣服，手机充电、睡觉起床，把该拿的东西拿好出门。

小红：那你从回家到出门分别是四个步骤，放钥匙；安排衣服；手机充电；全部起床带走。

小明：是的，是的。

小红：那你今天流程上出问题都是在哪儿，

小明：衣服地方不对，钥匙地方不对，手机没拿，手机没看充电。

小红：那我们一起按照流程梳理下步骤，并找一下关键点。

1、放钥匙。关键点：进门挂好，要挂门口。

2、安排衣服。关键点：定点换，提前换，卧室换衣服挂床头，提前一天晚上。

3、手机充电。易错点：没冲好电，要注意电源线是否连接。关键点：醒来查看手机有电和有信息。

4、正常出门。易错点：忘记携带。出门默念，伸（身份证）手（手机）要（钥匙）钱（钱包）。

小明：哎呀，这样一梳理，我整个回家事务就清晰了很多。

小红：我还是建议你写下来，贴在门口，回家就想起来。

小明：好的，好的。