【学习目标】为了让大家能够进行充分的沟通和智慧连接，根据现场情况我们两两分组。在跟随我完成第一个片段学习后，学习者可以运用4D工作法编制一天的任务计划，让自己有序安排一天的任务。接来下请用2分钟时间阅读片段一，请完成的伙伴举手向我示意。好，现在开始！

《只管去做》丁丹TF3-3

片段一：4D工作法 P169-171

4D工作法更偏向于执行。既然你对四象限工作法已经很了解了，那我就重点说说怎么把4D工作法落实到待办清单上，其实就一句话：不管遇到什么样的事，迅速用4D工作法确定它的下一步行动，然后写在待办清单里。具体写法是这样的：

第一，Do it now，立即去做的事情写在自由区，不一定非要写在最上面，只要你在这件事情上做好标记就可以，这样的事情在一上班的时候优先去完成。

第二，Delay it，计划去做的事情有四类：（1）今天做，而且是约会，所谓约会就是固定时间点去做的事情，比如说下午2点开会，这就是到2点才能去做的事情，所以是约会，我把这类事情直接放到手机日历里；（2）今天某个时间段做的事情，我把它放在左侧的时间轴上，这是硬性时间，这段时间内我一定要排除干扰做这件事；（3）今天做，但什么时候做都行的事情，我把它写在右边的自由区，并且做任务分解；（4）今天别人交代给我的事情，但是将来才去做的，我就把它写到月历里。

第三，Delegate it，授权去做的事情并不等于放权，我把一件事情授权给别人去做的时候，都会跟他确认一下什么时候给我回复。比如对方说三天后给结果，那么我就在日历里三天后设置一个提醒，到时候我就会跟进这件事情。

第四，Don’t do it，尽量别做的事情我根本就不会写到清单里。

4D工作法编制任务计划的步骤归纳

第一步：设定框架

² 分左右两栏

² 标注时点

第二步：填入固定时间区任务

² Delay it计划去做（定时点做、定时段做）

第三步：补充自由时间区任务

² Do it now立刻去做

² Delay it计划去做（分解后做、交代去做）

² Delegate it授权去做

² Don’t do it尽量不做

好时间到，我看大家都已经读完了，我继续为你进行讲解。

【互动】

拆书家：“先考验一下大家几个问题，4D工作法把任务分为哪四类？”

学习者：“立刻去做，计划去做，授权去做，尽量别做。”

拆书家：“好，不错。附加题，计划去做的事情又有哪几类？”

学习者：“定时点做、定时段做、分解后做、交代去做”。

【WHAT】利用4D工作法编制任务计划，简单来说就是根据任务的执行时点分为立刻去做，计划去做，授权去做，尽量别做四类，以处理任务的人为中心，来对处理任务的顺序进行规划，从而实现对时间的掌控。

【WHY】那为什么要这样做呢？来段金句：时间是围棋，你走一手，牛人也走一手，牛人获胜并不是因为他走的比你多，而是他每一手都走在最有价值的地方。时间对每个人都是公平的，我们管理的并不是时间本身，而是对时间投入的选择。对的时间做对的事，就事半功倍。

【反例】讲个我的例子，前些年我主持公司上市前的整体人力资源筹划，我将每天处理的老问题和遇到新问题逐个列在记事本上，按顺序完成一个勾一个，有的事情一两天就处理了，但有的事情几个月都无法完成。就这样忙碌的大半年时间，后来每天感觉处理都是重要又紧急的事情。一天工作下来身心疲惫，如果我当时就能GET到这个技能那该多好啊。

【HOW】看看我现在是如何用4D工作法来编制任务计划的？为了方便大家学习，你可以一起对照我的这张案例来边看边听。

第一步：设定框架，笔记本从中间画一条竖线，将页面平均分成两份，左边每行标注一个固定时间点为固定时间区，右边留空作为自由时间区。

第二步：填入固定时间区任务Delay it，也就是将有明确时间点或时间段的任务填入到左边的列表中。比如时间点任务：公司8点30分快速反应会。又比如时间段任务9:00-11:00公司例会。13:00-15:00客户拜访和16:00-18:00健身锻炼。

第三步：补充自由时间区任务。这里又分配三种任务，首先是立刻去做的任务，Do it now，比如：张贴值日表、订购纯净水，这些是一天开始立马就可以完成的任务。

其次Delay it与左边的不同，这是计划今天要做但没有明确时点的任务，这里有精读营的读书和新雇主险产品的学习。还有的任务甚至还要分步细化，比如公司工作流程设计，分解为目前流程查阅，负责人沟通、更新流程文档和会议讨论通过4部分。某一天可能只完成其中一个步骤，剩下的可以安排到其他天日程中。

最后Delegate it就是授权他人去完成的事情，这里不但要记录，最好将需要跟进的时间记录到对应的日程里，以确保到了那天没有被遗忘。比如安排4S店的汽车保养。你一定会问4D那还有一个D呢，Don’t do it的任务也就赶紧从大脑清空吧。

【预防性异议】很多朋友会问这和以往列清单有什么区别呢？这样我们将任务的硬性时间和弹性时间做了区分，有了更明确的时间预期。避免将固定时间任务耽误。

【适用边界】这样的任务计划非常适合任务类别繁多的伙伴，比如管理人员、经纪人等，而单一工作的伙伴就不合适了，比如流水线操作员、收银员等。

接下来就请大家来做一个演练，我们把未来一周中一天作为蓝本，你的同事、朋友、爱人或孩子可能来向你抱怨他一天凌乱的任务计划，你将如何指导他运用4D工作法来进行编制。请大家在小组内将过程编写一个简短的剧本，请写清楚具体的时间、人物、地点和事情的起因、经过、结果。最重要的是你要将刚才讲解的编制3步骤运用在剧本中。可以设计一些对话，时间5分钟，然后我们请一个小组来表演一下。现在开始。

接下来我们请一组伙伴进行表演，时间2分钟。大家掌声欢迎。

【学习者案例】

蒋老师：今天你怎么这么晚回来？都八点半了。

蒋老师老公：哎呀，别说了，今天忙死了，开了好几个会，准备下班了，发现还有两件事情没有做好，我总归要做完才能回来的哇。

蒋老师：哟，以我们宋总的能力，还要把事情拖到八点钟啊。

蒋老师老公：累死了。

蒋老师：最近我学了一个好的工作计划法。要不要我教你几招？

蒋老师老公：好，交流交流，你那边有什么好办法？让我每天能按时下班才好。

蒋老师：这个方法叫4D工作法，先把明天要做的工作罗列一个小清单。

蒋老师老公：明天早上要开个晨会，然后要跟员工做个面谈，还有文案写作，还有做绘图工作和培训方案，一堆事情的。

蒋老师：那我现在就用4D工作法帮你整理一下。

随手开始在记事本上画，将记事本分成两列，左边标上时间点，右边留白。

蒋老师：先填入固定时间工作，9:00-11:00员工面谈，13:00-15:00客户拜访沟通，20:00读书；然后是自由时间区任务，DO IT NOW似乎没有任务，DELEGATE员工面谈你的助理能力挺不错，晨会可以委托他完成，还有就是绘图工作也可以授权他做。DELEY IT培训方案么随时都可以做，也写在自由区。

蒋老师老公：还是太太的办法好，这样可以减少一些亲力亲为的工作。让我一天的任务有了整理和规划真不错。

感谢这两位伙伴的精彩表演，大家掌声送给他们。刚才这个小组的演练中涉及到了4D工作法的相关任务，虽然是4D，也不一定每天都有4D的工作，大概的逻辑清楚就可以了。

在掌握了4D工作法编制任务计划表后，当我们遇到计划被突发任务影响时，我们又该如何应对呢？在跟随我完成第二个片段的学习后，学习者能运用三步两分法（澄清）应对突发任务（行为），掌控好自己的时间不被打乱（界定）。

请大家先完成一个自测题，评量一下自己处理突发任务的能力，如果这一条内容非常符合你的情况可以打6分，非常不符合的打1分。接下来请用1分钟时间快速完成。现在开始。

好，大家完成后请将自己的得分汇总一下。有没有得分在25分以上的伙伴？嗯，那说明你处理突发任务的能力不错，稍后在讨论环节也请你一定要多多贡献。25分以下的伙伴今天你来对了，我让你马上获得应对突发任务的技能，感到满血复活的能量。接下来先用2分钟时间阅读片段二拆页部分，请完成的伙伴举手向我示意。现在开始！

《只管去做》丁丹TF3-3

片段二：处理突发事件 P171-174

哦，这样子一下清晰了，把4D工作法落实到笔纸上，而且只要有了这样的流程，我用软件工具也一样可以这么做。不过我还有个问题，计划归计划，我每天总是会遇到很多临时突发的事情，让我措手不及，关于这个你有什么解决办法吗？

应对临时突发事件，绝大多数人都不是没有解决办法，而是心里烦。或者是把突发事件想得太可怕，甚至让这种情绪占据了整个大脑，所以才没办法应对临时突发事件。我给你讲个紫砂壶的故事。很久以前，一个人得到一把非常珍贵的紫砂壶，为防被盗，夜晚睡觉都把紫砂壶放在床头。一次，睡梦中他失手把紫砂壶的壶盖打翻在地。惊醒后，那人心想，壶盖打碎了，留着茶壶有什么用呢？于是，他一手抓起茶壶把它扔到了窗外。第二天起床，他发现壶盖掉在棉鞋上，完好无损。那人又悔又恼，一脚把壶盖踩得粉碎。早晨出门，他竟发现昨晚扔出窗外的茶壶，有惊无险地挂在树枝上……

“这个人一定很郁闷啊！”小强捂着嘴笑了。

“所以遇到挫折或者别的什么突发事情，不要急着全盘放弃，别把突发事件当作特别可怕的事情，或许它并没有你想象中那么严重，我们完全可以把变化也当作计划的一部分。”

“嗯，明白了，先处理心情，再处理事情，是这个意思吧？”

“是的，处理好心情之后，再去用一些小技巧。我举个例子吧，假如你现在是一个公司旅游市场监督部的员工，你的工作职责是处理和客户相关的事情。这天你刚到公司，因为昨天晚上你跟一个重要的客户沟通，经理强调说今天上班的第一时间就到办公室跟他汇报昨天和客户沟通的情况，所以你一到公司就准备去给经理汇报工作。可是这时突然听说楼下有游客找你讲述旅游的经历，你觉得游客不会无缘无故上门，肯定是有什么重要的事情要说。你正在纠结先去经理那里还是先下楼的时候，同事办公桌上的固定电话响了，同事今天请了病假没有上班。邮箱弹出提示信息说有30封未读邮件，办公系统也提示说收到了客户在语音信箱里的投诉。更郁闷的是明晚在某酒店有个会议，而会场经理留言说快点回电话……嗯，真是一个繁忙的早晨啊！”

“现在摆在你面前有6件事，有些是计划内的，有些是临时突发的，你该如何安排它们的先后顺序呢？我这里没有标准答案，所以你只要能说出排序的理由就可以了。

1.楼下有游客找你讲述旅游的经历；2.客户在语音信箱留言抱怨，对服务不满；3.有30封未读邮件；4.经理要求第一时间汇报昨天和客户沟通的情况；5.同事病了，她的电话一直在响；6.明晚在某酒店有个会议，会场经理留言说要快点回电话。”

“还好我不是他嗯，否则还不给忙死！我试着排一下序……”

“我的排序是：4，6，1，3，2，5。”

读完的伙伴可以尝试下你的排序。好时间到，如果还有伙伴没有读完也不要紧，我将继续为你进行讲解。

【WHY】其实可能大家的排序结果都不一样，因为每个人的价值观是不同的，因此优先级也不一样，但我们应当承受任何一种排序所造成的后果。比如关注了领导，怠慢了客户；或者为客户考虑而损害了公司利益。工作生活中这类突发任务很常见，事发突然毫无准备，又披着紧急的外衣，耗费我们巨大的精力。最后让我们成就感消耗殆尽。

【WHAT】正因为突发任务特性，思考的步骤和维度就要精简，以便提升处理效能。我们建立的这个思维模型称为“三步两分法”。所谓“三步两分法”就是对突发任务快速运用三次两分法，便立刻做出相应的决策行为。

【强化概念】这里我们需要处理的突发任务，它需要满足三个条件，1外界发出的需求；2短时间（2分钟内）无法处理完成；3属于自己的责权范围。，

拆书家：我们先来判断下哪些任务是属于我们要处理的突发任务呢？拿我昨天的工作做一个例子。一早开车出门，半路突然发现下午给客户签署的合同落在书桌上了。这是么？

学员：不是。

拆书家：对，突发任务应该来自于外界，而不是自己。自己的种恶果只能自己尝，我只能回去取。抵达公司后，同事告知我纯净水已经喝完了，让我订购，我打开APP，30秒钟搞定，这是么？

学员：不是。

拆书家：对，因为很快就处理掉了。上午10点，客服人员向我汇报说有一个客户需要了解我们正在推广抖音灵活就业的项目。

学员：是。

拆书家：对，属于突发任务，但不是我的，而是客服人员的突发任务。因为这个不是我的责权范围。

【HOW】好，明确了突发任务的概念后，那具体的三步两分法如何做：

第一步：“应”，是否需要响应突发任务。在我们专注一个任务时有很多打扰是可以忽略的。比如：突然的电话、微信留言、手机推送。我们经常遇到这样的场景，你正在进行一个重要的沟通，手机铃声响起，一个不熟悉的号码，你立马接起电话。“先生你好，市中心地铁旁精装公寓房……”多么尴尬。金句：重要的电话还会打来！

第二步：“识”，响应后，识别是否是我的责权范围。很多时候我们处理的是别人的“猴子”，而让自己失去了时间的掌控权。就如同上面我和客服人员的例子。所以不是我们的责权范围的任务应当婉拒给它的主人。

第三步：“比”，该任务是否比我手头处理的任务更重要呢?如果答案是肯定的，那么我们立刻选择处理突发任务；如果答案是否定的，那么我们要选择其他方式或时间回应，可以将它记录在片段一讲的任务计划中。

【应用】昨天我的4D计划中在下午13:00-15:00客户拜访，正在讨论风控方案，突然一个陌生来电。此时第一步“应”，我相信重要的电话还会打来因此没有接听。不一会儿电话又来了。我示意得接听电话，是我好友用公司电话打给我，告知她母亲涉及一场非法集资被骗100余万，希望我能推荐一名律师帮她进行诉讼。第二步“识”，既然是好友而且事关重大，我也有相应的律师伙伴，肯定是责无旁贷了。第三步“比”，很显然好友的事情并非火烧眉毛，可以稍后处理，我在记事本上写下“好友律师介绍”，1小时候沟通结束，我回电给好友详细了解情况，而后联系了2个熟悉的经济案件的律师推送给她。

【明确问题】现在大家学会了“三步两分法”处理突发任务了吗？那么我想问下大家在我们的实际工作生活中，面对“三步两分法”处理突发任务的步骤，你感到最难的是哪一步？

学员：识

拆书家：好，有伙伴说“识”的难度最大。

【引导分组讨论问题本质】既然大家都比较认同时的难度最大。那么组织讨论一下为什么这一步最难？产生这个问题困难的本质原因是什么？大家可以结合过往经验，连续追问来深入探讨。时间3分钟。现在开始。

拆书家：好，那么我们就先请每一个小组来说一下他们讨论的结果。我们看一下这个问题的本质是什么？先请第一小组说一下。

学员：我们讨论下来有三点原因，工作职责不清，有的人会把自己的职责推给别人，碍于情面不知道拒绝，

拆书家：如果我们解决一个问题的话，聚焦一个本质是什么？

学员：碍于情面不懂婉拒。

拆书家：好的，那第二小组呢？

学员：我们这组是几点原因1被别人误导；2觉得自己能；3好奇心驱使；4职责不清难以婉拒。

【明确问题本质】好，那么我们就把识的问题统一一下，本质就在于职责不清难以婉拒。我们再来深入探讨一下。

【引导分组讨论问题解决】

接来我们来尝试下解决这个问题。第一步用3分钟讨论一下，这个问题要解决的目标是什么？也就是我们解决到什么程度就可以了？

学员：我们主要就是去找到一个如何拒绝别人方法。

第二步讨论一下要达到这个目标有什么具体的行动步骤？

【请每组代表讲解自己组的成果】

拆书家：好，我们现在就请每组分享一下如何婉拒别人的步骤。

学员：我们一组的具体步骤是1 如果2分钟内可以搞定就协助处理；2不想帮忙，说明自己手上工作的重要性；3告知去寻求他人协助。

学员：1首先判断这个人是否值得帮忙，是否经常要别人帮忙；2判断需要多久帮忙3不准备帮忙的说明自己手上工作的重要性；4知道对方找网络或同行解决，

拆书家：综上几个步骤，1这个人或事是否值得帮；2判断时间长短去帮忙；3说明自己手上处理事件的重要性；4给对方指条路自己如何去解决。

【回应】

感谢各小组的分享，大家的整体表现都非常好。把“识”的问题又进伸了一步，当面临识的过程不是我职责范围的时候我如何更好地拒绝别人。

实践是检验真理的唯一标准，这个技能好不好还需要大家的实践。即使你今天学习认同了“三步两分法”。但由于这不是你的习惯，你还不能应用自如。所以，事后复盘的方法可以帮助你更有效地巩固这个技能。接下来一周里，请你刻意地留心发生突发任务，请把当时的情况记录下来，然后用“三步两分法”处理，下周末之前微信发给我反馈，等你好消息。

【学员反馈】

学员：本周二下午开例会时，朋友打电话给我，第一步“应”，会议时间不方便接听；我当时先拒绝接听；等会后我回他电话。朋友希望我协助他设计一份完善的保险方案；第二步“识”，1是我的朋友2我对保险产品比较了解，属于我的责权范围。第三步“比”，我还在上班。因此我答应他回家后帮他处理完成后给他微信回复。当天晚上我回去协助他完成了方案设计。

【结尾】好，今天我们一同用了近一个小时学习了两个时间管理技能，技能一用“4D工作法”编制任务计划，包括第一步设定框架，第二步填入固定时间区任务，第三步补充自由时间区任务。技能二运用“三步两分法”处理突发任务。首先思考是否响应，其次思考是否是我的责权，最后思考是否比目前任务重要。希望大家不断陪伴践行，做一个真正的时间的主人。