开场:
【开场】
大家好,很荣幸能与大家在拆书帮的活动现场相聚,我是本次晋级的拆书家邓向留,我是一个三线城市的程序员,每天过着朝九晚五的生活,心怀梦想,但都只是想,我希望它们在拆书帮都能实现。
今天,我将用15-20分钟的时间,和大家分享我的拆页。
下面我们进行一下分组,由于人员不多,我们就自成一组吧。
今天大家在跟随我完成本次RIA现场学习后,学习者能够学习到如何通过画一个甘特图来实现掌控我们的目标实现的进度的方法,将你的目标实现更加的可视化。
【1-2分钟】
下面我来给大家介绍一下今天我要拆解的这本图书
【F特征(Feature)】:
本书的作者是邹小强,他是时间管理的专家,全书通过职场“路人甲”小强和“人生赢家”上司老付的对话,把那些你想问却没人教的目标管理技巧一书囊括,全书用5个章节的内容帮你告别低效、混乱、计划完不成……进而开启自我进化新通道!
【A优势(Advantage)】:
跟目标管理的书籍相比较它的优势是什么?
➀ 全书共有有五个章节,通过以讲故事的方法,通俗易懂的告诉我们如何一步一步的去分析去计划,并实现我们的年度目标。
➁ 它与其他相近的书相比,可操作性更强,说的也更通俗易懂,让读者一看,跟着步骤立马就可以实践起来。其它的书籍可能理论大于实践,观点甚多,读者看了很难落到实处。
【B利益(Benefit)】:
我们在做计划时信誓旦旦,却是总半途而废;想提升自己,一段时间后却发现自己还在原地徘徊;想高效完成工作及生活中的各种目标,却总是不得其法;这其实是你还没有找到真正管理目标的方法。今天我给大家带来的这本书,正是解决你上面的问题的。
如果你想成为更好的自己,这本书是你的不二之选。这个片段说到的方法也是你管理目标非常好的一个方法。
主题:如何使用甘特图管理目标
“标准的甘特图比较复杂,对我们管理年度计划中的项目来说,你可以用我简化后的版本。
第一步,画图。准备一张A4纸,然后横过来,在三分之一位置画一条横线,在纵向的三分之一位置画一条竖线。横线上面标上12个刻度,表示12个月。然后把你年度九宫格里写的今年的目标一条一条地写在左下方的区域。
第二步,填充。预估每个年度目标的起止时间,这时候最好打个草稿,写下计划完成每个项目的时间段,稍微调整一下,觉得没问题了,再画到甘特图上。具体画法是用空心的方框覆盖这个区域,比如说打算5~6月初实现英雄之旅,那么就从5月这里开始,画一个方框到6月过三分之一的位置,以此类推。这就是甘特图的第一个作用:让所有项目的进度一目了然。
“第三步,调整。年度计划不用调整得太频繁,每月一次就行了,我们可以每月的最后一天用来更新这幅甘特图。
“一张图就能掌控全局的感觉真好!”
【I】环节,约2分钟,需要举例,要体现出预防学习者可能的异议。
好,我看着大家都已经阅读完原书拆页了,接下来我就分享一下我的理解和体会。
【what】是什么?
甘特图,我们也叫它条状图,其内在思想简单,总体来说有点像我们小时候数学里学过的坐标轴。横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),里面的框条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况。它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比。
在这里我们就是用这个图来管理我们的年度目标。具体怎么弄出这个图,这里写出了三个步骤,按照这三个步骤来,即可画出我们要的甘特图。
【衔接话语】是什么我们说了,但是具体怎么做呢?请大家跟着我继续往下。
【how】(具体怎么做?)
第一步,画图
我们准备一张纸,还记得我们小时候画的坐标轴吗?我们照这个来画,x轴表示时间,y轴表示我们的活动(项目),我们可以把我们所有的年度目标写在y轴上,x轴我们可以把它分成12格,每格代表一个月,总的代表12个月。把时间从1写到12。
第二步:填充
这里我们首先要做的是,先在草稿纸上大体的预估一下我们每个项目的开始和结束时间,先打个草稿,然后再把它画到我们的图上(以条框的形式画到图上)。
第三步,调整
我们的项目每完成一点点,就可以在对应的条框上面涂一点点,这样我们每个项目的进度就可视化在这个图上面了。让我们看一下就一目了然。
【衔接】但是我们为什么要这么做呢?
【why】(为什么要这么做,这么做有什么好处,不这么做有什么坏处)
这样做的话,我们的目标我们就能看到具体的进度,让我们对我们所做是事有了一个掌控。这么说很抽象,我们看看下面的这个对比就一目了然啦。
在工作或者生活中,当遇到想要实现的目标时,通常可能是将其记录在笔记本、日历本或者清单中,然后按期执行;然而这样做可能就会带来一个不好的结果,那就是我们无法跟踪他们的进度并且及时作出调整。
如果使用这个甘特图,把我们上面记在笔记本上的目标或者记在清单中的任务利用上面的三步法将它们可视化到这个图中,让我们能随时看到它们的进度并且随时作出调整。
【预防异议】
你可能会觉得画个图多麻烦呀。但事实是,如果你不这样做,你会更麻烦。因为你做事的进度掌握不了,你会陷入迷乱中。进而会去做一些与你的项目或者目标毫无关系的事情。最后可能就是你特别的忙,但是压力却一点儿都没有减少。
【举这个例子有什么用?】
我说一下,我自己的情况:
【失败的案例】
我在去年十一月份的时候,我就在想我不能再拖了,我不能再找借口了。在接下来的两个月中,我要把拆书过级这个事情给搞定,于是联系了范老师,说了情况之后,我开始准备了。我当时的想法是先把过级的拆书预备稿全部写完(总共有6个)。然后在印象笔记的清单中也把它们全部都写进去了,但最后失败了,为什么呢?因为进度不可控,我只看到目标,看到任务的名称,看不到它的进度。在做的过程中,慢慢的可能就陷入了其他的事情中,比如在这一个月中,我养了一只猫,我学习了如何养猫,猫病了,学习如何给猫治病,或者带着它天天往宠物医院跑。时间过的很快,但是过级的事一点进展没有。
【正面的做法】如果之前我知道这个拆页的内容,那么12月份我运用本拆页的的步骤,我的做法如下:
第一步:横坐标表示时间,纵轴表示你的项目,把这个图画出来。
第二步:预估一下每一级它的起止时间。然后在坐标轴上画出它对应的框。
第三步:每完成一点,我就把这个空心的框涂实一点。
通过上面的图,我清单中的东西就全部可视化出来了,正常推进的就把它们涂成实心;超前完成的,也可以把它涂成实心,这样接下来就轻松一点了;进度滞后的,你也涂上一小段,它也在提醒你下个月你要加把劲了。
同时我们做这个图,我们也可以通过它来调整我们下个月的工作,提前让我们紧张起来。
【第一步】引出场景
那么在接下来的几天或者一周中,请大家认真想一下,你在领导给你分配的任务、还有你未完成的一些事情,在它们中你会怎么去用今天所学的这个方法?请大家用一张纸,写下时间、情景、和谁或者事件?
请两两一小组,互相分享一下,时间2分钟。过后,请其中的一些小伙伴来给我们分享一下。
分享者案例记录:
分享者:锡梅
下周工作上有三个任务要做。
时间:3月第2周
任务1:做工资 时间:3天 9日~11日
任务2:绩效考核 时间:3天 8日~10日
任务3:行政采购 时间:2天 11日~12日
具体清单如下:
【第二步】具体操作
依据刚才讨论的场景,大家可以用甘特图把它画出来。时间2分钟,大家开始吧。
然后也请小伙伴来给我们分享一下。
分享者案例记录:
分享者:锡梅
按照拆页的三步,第一步是画图,第二步的起止时间画框,现在完成前两步,第三步要等执行过程中再去填充。画出来的图如下:
结束语:
我们回顾一下,今天的拆页主要讲的就是如何用甘特图去掌控我们的项目或目标的进度,画这个甘特图主要有三步,第一是画图、第二是定起止时间画框、第三是根据项目或者目标的进度来把框画实。
今天的拆书到此结束了,希望在工作或者生活中,大家能把今天拆页中的这个方法用起来。谢谢大家,我的分享到此结束。