【R：拆页一原文拆页】

若要集中精力于当急的要务，就得排除次要事务的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。在紧迫与重要之间，应该知道取舍。 我的训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。我常问受训人员：你的缺点在于—— ◆无法辨别事情重要与否?

◆无力或不愿有条不紊地行事?

◆缺乏坚持以上原则的自制力?

答案多半是缺乏自制力，我却不以为然。我认为,那是“确立目标”的功夫还不到家使然。而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念，自然就容易半途而废。

【片段一：学习目标】

好的，大家基本都看完。小伙伴在跟随我完成这次拆页祎的分享活动之后，大家在现场清楚理解列事项、判断紧不紧急，判断重不重，事项归类四个步骤，将事务按照重要紧急原则做好分类，并能够将方法输出，教给你身边的小伙伴。

【I：拆书家讲解引导】

【与学习者互动+概念辨析】

我：大家从这个片段中得知，容易半途而废的两个重要原因是什么？

学习者：不会确立目标和不能由衷的接受“事有轻重缓急”的观念。

我：好，大家有提到“事有轻重缓急”，那什么事情是重要？什么事情是紧迫的吗？相信大家会有各自不同的理解。我们一起来看看字典上对 “重要”和“紧迫”这两个词的的解释：“紧迫”：形容事物紧急迫切的状况，没有缓冲的余地。“重要”：指事件具有重大的意义，作用和影响。

我：这里我举出几个例子，大家和我一起来理解一下这两词用在判断事物上的特点。

我：今天下午2点有个会，现在12点了，我需要给在场的每一人准备一份会议简单的资料。那在这两个小时准备资料，它是不是紧急事情？

学习者：是

我：下个星期五两点有个会，我需要准备会议简单的资料。那准备资料对我现在来说紧急吗？

学习者：不紧急

我：是的。紧急事件有什么特点呢？这类事情是不是有一个截至时间点？并且估计事情完成的时间是不是离这个截止时间点很近？

学者者：是的

我：通过上面的两个例子 大家是不是对什么是紧急事件更加清楚了呢？我们总结出评判事件是不是紧急事件有两个关键点：①有截至时间点。②距离截至时间很近。大家觉得这两个关键点之间是什么关系？

学习者：且的关系。

我：是的，两个都满足才算是紧急事件。接下来我们一起看看重要的事件，这里也给大家举一个例子。如果每天都能积累一些英语口语，学有所成之后能接触很多外国客户，我的职业生涯能更提升一步，如果不学我可能职业晋升会遇到瓶颈。我是一个看重职业发展得人， “每天学习英语口语”这件事对于我来说重不重要？

学习者：重要

我：是的，这是一件重要的事情。同样类似紧急那样，我们总结出评判一件事情重不重要的几个关键点：①如果做了这件事，能给予我们某些好处和意义。②如果不做会对自己产生长远影响，例如影响健康，影响阶段性的目标完成，影响人际关系，影响职业发展等等。同样这两键点之间也是且的关系。

我：我们对紧急和重要的概念有了清晰的理解后，那接下来，我们一起进一步了解和学习，做好任务安排的具体步骤。

【WHY+学习者互动】

我：如果我要安排的我一天的任务，大家觉得安排任务最先要做什么呀？

学习者：列出任务

我：我们最先做的是不是把任务列出来？（好的，看这边，我们列出了好多任务）我的天，这么多任务，我接下来是不是得想我要先做哪一个呀？我是不是得把他们在脑海里排个序？先做哪一个，后做哪一个。可是这么多，我安排什么标准排序好呢？不知道现场的小伙伴在做任务排序的时候，是不是一股脑简单做个排序，随便安排一个顺序就行了，或者从里面边做边挑选任务。实际这样安排任务的想法恰恰是掉进了人性弱点的陷阱，当我们有很好精力时，我们会选择难的任务做，但是当我们精力不足时候，我们本性就想先享受，把简单任务先做了，复杂的事情干脆就往后排，往往就是这样，就养成了拖延症。为了自己更好完成任务，正确的方法，也是被众多人所知的方法——把任务做重要紧急四象限分类。（就是类似这个样子，把刚刚的任务做了一个分类）

我：如何将任务分类程重要紧急四象限的形式呢？这里跟大家分享一个方法具体步骤。

【How：具体步骤】

第一步：列事项

列出你需要做的事项。这里只要求大家列出下一周的你要去做的事情，任何大小事务都可以列出来。

第二步：判断紧不紧急

我们把列出来的事情，一个个分析

1，看看任务是不是有截至时间点。

2，再看看任务距离截至时间是不是很近。

如果这两个关键点都满足了那就是紧急事件，否则就归为不紧急事件。

第三步：判断重不重要

紧急不紧急评判完了之后，我们再看看这件事请满不满足“重要“的关键点。

1，如果做了这件事，是否能给予我们某些好处和意义。

2，如果不做会不会对自己产生长远影响

经过思考后，任务的这两个关键点都满足了，你可以将任务归为重要的一类。

第四步：事项归类

将任务归类到四象限中

这里举出一个例子，跟大家一起对事项按照这样步骤，做过一个演示，让大家更好得理解。今晚17.30，上交项目计划书。这件事它在截至时间点，并且距离截至时间非常的近，它是紧急的事情。这件事做好了，这件事情做好了，明天项目目标就更进一步，是没做好老板会给老板留下不好映像，可能我的工作就会受到影响，这件事是重要的，所以它归为第一类。

这样得一个步骤，大家是否都理解了呢？

学习者：点头

【Where：适用边界】

刚刚提到任务分类方法，任何时间阶段的个人任务安排，一天，一周，一个月，都可以用到这样得方法。如果你有任务安排的困扰，也没有尝试过任务的分类，您可以尝试用这个方法。这样的方法刚开始使用会不熟练，会借助四象限来分，一旦熟练了，可以直接对着一件事情快速的判断它的重要紧急类别。

【预防意义】

有些人觉得，一件事我一点都不想做，即使它完成了也有好处，不做会有坏处，但是我觉得我一点做的欲望都没有，例如老板给的某些任务，就干脆把他们排到紧急不重要或者不紧急不重要的范围内行不行。重要的事情不等于做起来很开心的事情。这样归类依旧是掉入了人性的陷阱，克服不了短期的难受，面临了可是长期的痛苦，得不偿失。所以要按照标准来划分，是重要的事情，就划入重要的一类。

【A2：催化应用】

【场景催化+剧本指令】

我们刚学完了这样的方法。假如你的身边的朋友，像职场小白、进入大学的孩子，职场得同事等等，正好是一个任务安排混乱的人，他们在未来的某一天，他们向你请教事务安排的方法，你会怎么将我们今天学到的方法跟她讲解，让他理解重要紧急分类，帮助她做好任务分类呢？大家两两一组，请大家编写对话剧本。大家花3分钟模拟对话。等会请小伙伴来分享对话内容。

【学习者案例记录】

时间： 下周 地点： 吃饭 人物：朋友

对话内容：

王旭：老板安排一件事情，或者突然的事情，我就先做这一类事情。可是很多时候老板吩咐的事情没有做完，我这边重要某些的东西，最终我也没完成，比如说考试很重要，但是我一年下来好像没怎么学习，然后最后也没去考。你说我怎么办才好？你是怎么做的，你能帮我去梳理一下吗？小丽

开心：出现每一个人的时间是非常有限的。所以，如何充分的利用一天24小时，那么肯定首先是需要。列一下。想做的是哪些事，好，让我们所需要的事情进行一下罗列（列事项）

王旭：列事项中

开心：对！然后我问完了之后，仔细看一下你这些所有的事项有哪些是有截止日期的，能不能具体截止日期是什么时候？（判断紧不紧急）

王旭：哦哦哦，好的

开心：第三项是进行重要性的判断。这个事情对你的生活，或者是工作上有没有非常明确的意义和影响（判断重不重要）。没有的话，是不是如果是不重要归类的话，我们可以把它尽量的向后排，然后根据重要性和紧急性可以将所有事项进行一个四象限维度的划分（事项归类）

开心：这一块的话，你会觉得目前你需要做的很紧急的事情又是哪些呢？

王旭：我觉得老板要一个会议纪要让我今天晚上写完，我觉得这个挺紧急的，因为它是有时间限制的，然后并且离截至时间很近。

开心：所以你把它归在了紧急紧急且重要，好的。太重要的事情。对这个会议这个事情就是说你们会议完成的话，他会给给你带来某些好处。

王旭：对，这个重要，为什么认为它重要？因为甲方爸爸是我们很大的客户，我们需要正面维护的。所以他说开会我们就会立马开会这种，所以我觉得一般会议纪要对于他们来说。这样的话都是当天出来，然后即时性的这种所以的话就挺重要的，对于我们公司不管对于我们自己的话都是挺重要的，然后合作的话可能就会失去客户。

我：刚刚听到小伙伴的分享了，很精彩！对话的内容很也是用到了这几个步骤。我们的开心小伙伴讲述的非常的清楚，非常感谢你们的分享，你们分享得很好，让我们掌声送给自己~

【过渡段】

我： 我们刚刚分享了对事项分类的方法，将所有的事情分成了这样的四类。分完类之后，我们是不是要开始安排事情执行了呢？我们说要学习做到要事第一，大家觉得那一类事项属于“要事”，是我们最先要解决的？

学习者：第一类/第二类

我：好的，小伙伴们有不同的意见。那我们来看看这本书它是怎么说的。这本书提到高效能人士，他们的思维定式是预防性的，总是能够做到防患于未然。将时间和精力集中在重要但并不紧迫的事务上，即第二类事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。所以说，要事指的就是重要不紧急事件，也就是第二类象限的事件。

那我们的下一个拆页内容是讲解如何把我们的重心放到第二类事项，做到要事第一。

在我们的下一个拆页正式分享之前，需要大家做一个测试。测试一下我们处理任务的习惯。

【A1自测量表】

【自测表】

【自测内容解释】

我们现场小伙伴基本都完成了。

有12分及以下小伙伴的小伙伴吗？恭喜你，说明你安排和处理事务的能力都很棒的，平常处理事情是以要事第一为原则。

在场12-24分的小伙伴，说明你有“要是第一”的思想，可能任务执行上，方法需要改进。希望今天的分享，能够给你带来启发。

25分及以上的小伙伴，你对“要是第一”完全没有概念,做事可能基本处于被事儿追赶的状态。

当然今天的测试只是你目前的状况，不能代表你的未来。相信通过今天的学习，大家都会受益，做事习惯有所改善。

接下来，大家阅读一下我们发下去的拆页二，读完之后举手或者眼神示意我一下。

【R：拆页二原文拆页】

高效能人士总是避免陷入第三类和第四类事务，因为不论是否紧迫，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

按照彼得.德鲁克(Peter Drucker)的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力。他们的思维定式是预防性的，总是能够做到防患于未然。当然他们也有真正意义上的危机和紧迫事件需要马上处理，但是这里事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系，将时间和精力集中在重要但并不紧迫的事务上，即第二类事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。

【片段二：学习目标】

大家差不多都已经读完了，能从这段文字中感受到处理好第二类事项是一件很重要的。大家在跟随我完成接下来的活动中，现场运用确认角色、选择要事、安排进度、每日调整四个步骤，以平衡生活角色的方式对要事做安排，。使大家在更大范围内更好的分配时间和精力，提高处事能能力。

【I：拆书家讲解引导】

【学习者互动】

我：大家从这个文段中的第一段可以了解到，第一类事项和第二类事项之间的是有关系的。我们先从这个图我们知道，第二类事务随着越来越接近截至日期，是不是就变成了重要紧急事件，也就是变成了第一类事务？

学习者：是的

我：我们把第二类事务安排好并处理好，第一类重要紧急的事情是不是就少很多，我们当下的时间精力是不是可以省出一些来，让自己有更多的空余时间做安排？

学习者：是的

我：这里还想问一下大家一个问题：大家在座的各位都是肩负各种角色的人，有的可能是妈妈，同时也是一名女儿，也是公司的管理者，也是伴侣。大家觉得平衡做好每个角色，困难吗？

学习者：困难/不困难

我：你做任务安排的时候，有考虑到“均衡角色”这个关键点吗？比如说，你不只工作，还会陪伴家人，还会安排学习，还会有和朋友娱乐。而不仅仅是只工作，或者只娱乐。

学习者：是的

我：好的，刚刚跟大家聊到了第二类事项的重要性，也了解到大家日常角色的均衡情况。接下来，会分享能平衡角色，且把焦点放在第二类事务的方法步骤。

【How：具体步骤】

为了方便大家理解，我把指导我朋友使用这个方法的案例做示范讲解。

第一步：确认角色

1，列角色

我们每个人都有很多角色。比如：你是爸爸，是儿子、是伴侣、是朋友、是职员、是自由人等等。我们把日常经常会扮演的角色列出来。这边是王尚文日常触到的一些角色。

2，列角色事项

我们可以针对角色，把一周的事项列出来，就像我这边的图表一样的形式，例如队长角色，下周就有这样的一些事情。

这样做的好处是可以宏观上看我们的时间和精力偏向哪些角色，然后做反思，做调整，使自己角色处于满意的平衡状态。例如，我从这个表上可以看出，我花在工作的时间过多，陪伴侣的时间少了，那我可能会安排周末和伴侣出去玩一玩，看看电影，逛逛街什么的，以至于平衡我的角色安排，维护关系。

第二步：选择要事

这里说的要事我们之前也提到了，就是第二类事情。我们把角色任务里面的要事选出来。王尚文这边就把角色中重要不紧急的事情用符号标记出来。

如果我们将拆页一的对事件进行分类的方法掌握得非常的熟练了，我们面对一个事情，就能够立马判断出他属于重要紧急四象限的哪一类，那在这一步就能更快把各个角色里重要不紧急的事情做出挑选。

第三步：安排进度

我们现在把要事做了挑选，接下来要做到把焦点放在这一类事情上呢？

1，安排。把选出来重要不紧急事情安排在你习惯用的日常表或者日历上。

2，标色。然后标上很显眼的颜色。

先安排第二类事项，并用颜色做突出，目的是形成的潜意识，告诉自己第二类事情一定要按照安排完成，促使自己时刻关注到这一类事情，把它放到重要要完成的事件里面。这边王尚文按照周表做的一些安排的呈现。

第四步：每日调整

即根据突发事件、意外情况、新增加的任务对每天的要务安排进行适当调整。比如当天，有急事处理，那么可以把急事先做安排处理，其他的事情做一下调整。

好的，我们方法的四个步骤分享完了，大家可以看到方法重点是按照角色分，先安排第二类事项，处理好重要不紧急事情。

【A3微行动学习】

但我发现一个问题，现实生活中很多人用了方法做任务安排，但是执行情况总会和任务计划表安排的偏差很大，现场的小伙伴有或者你身边的人，有遇到这样刚刚提到情况吗？那是哪些困难阻碍了我们，使得不能顺利按照计划执行呢？我们今天的人少，那就分为一组讨论，大家花3分钟时间，讨论可能的困难，等会儿请成员来分享你们的讨论结果。

学习者：讨论中。。。。。。

【明确问题】：选择一个大家觉得普遍遇到的困难

今天的人少，那我们每个成员都可以分享你们的看法

王旭：我觉得有这样的几点：

1，突发事件多

2，事件预判重要紧急错误

我：好的，那开心小伙伴，您想到的困难是哪些呢？

开心：我写得几点是这样的：

1，突发事件多

2，领导的要求多变

【讨论本质】：引导大家讨论问题的本质

我：综合大家的看法，我们普遍遇到的问题是：突发事件。好的，那我们就针对【突发事件】来深入探讨一下。为什么突发事件它发生了，我的任务表上的内容就全部都得打乱了呢？ 大家觉得本质原因是什么呢？

学习者：突发事件一般在职场中容易出现的是重要且紧急的事情，重要且紧急的事情，就算它的重要性不多，它也一定会是紧急的事情。所以我们才认其为突发事件是的，是会充分打乱你的计划表。

我：是的，刚刚开心小伙伴说的，突发事件的话往往是重要紧急的事情，重要紧急的事情，但它出现的时候，我们是不是也得把它列入到一个四象限表上面来，对吧？但是大家想到突发事件突然列入表上面了，我表上的事情全部都在打乱了，这是为什么呢？大家有想到这个问题吗？我们刚刚提到的步骤第四步：每日做调整。其实每日做调整，突发事情它安排到里面，我可以做调整，但是为什么我这个事情突发事件我安排到里面，我整张表都得打乱，任务就是不能按照这个表完成了呢？

学习者：讨论中。。。。。。

【明确问题的本质】

我：好的，大家讨论出了几点了吧，现在我们一起来总结一下，大家讨论的结果。

学习者：我们觉得是一下几点：

1，预留时间不合理

2，对事件的预判不足

3，事件安排合理性有问题

我：好的，大家提到的三点很好，很到位。那大家觉得这三点排个序，哪一点是排到最前面的呢？或者说哪一点是最重要的呢？

学习者：第二点，对事件的预判不足

【讨论解决方案】

我：好的，大家统一认为，【对事件的预判不足】是我们的本质原因，那大家开发脑洞思考，针对这个本质问题，我们能够想到哪些解决方案呢？

学习者：讨论中。。。。。

【方案分享】：小组分享方案

我：大家讨论的内容，我也有听到。大家提出来的点都非常好，某些内容对于我个人来说也很受益。那我们一起来分享一下大家想出来的方案吧

王旭分享：

1，高效沟通

2，每天固定预留一定的时间

3，对重要紧急分类方法多加练习

开心分享：

1，压缩紧急不重要的事件的事件

【总结】

我：谢谢伙伴们的精彩分享，提出的方案都非常的好，非常厉害！好的，那我们一起做个小结，总结一下刚刚我们讨论内容和结果。我最初提出的一个问题：为什么很多人总是不能按照任务表来执行？然后我们大家一致说到了【突发事件】它是一个关键的原因，然后我们再进一步的挖深它的本质原因，大家提出的三点，然后最终得出的一个最重要的本质原因【对事情的预判不足】。那么针对对事情的预判不足，大家也提到了非常好4点建议，非常好的几点的建议。第一个这也就是说要跟领导跟上级跟同事做一个高效的沟通。第二个是在之前做一个任务安排的时候要预留时间，每天不要安排的很满。第三点可能对事情的一个重要紧急分类的话，不是很熟练，那么这件事情就是做一个练习。第4个也是我们的开心小伙伴总结到的压缩紧急不重要的时间。

我：整个讨论环节大家参与性很高，那我们这样一个微行动的环节的话就结束了。刚刚大家都分享的都非常的好，刚刚那个活动进行得非常的顺利，请大家一起给自己鼓鼓掌。

学习者：掌声/掌声/掌声

【A2：布置学习者任务】

这个拆页二，我们讲解了平衡角色专注到第二类事务的方法。希望大家能够学以致用，所以在活动的尾声，给大家布置一个作业。大家用今天拆页二的方法步骤制作你下周的事务，做到要事第一。我已经把表格发给大家了，大家可以看到这个表格，把自己的经常扮演的角色罗列出来，并将下周每个角色的任务写出来，做一个周的安排。这两天会私下询问大家完成的情况。

学习者王旭完成结果：

【强有力的结束语言】

我们整个分享活动快结束了，我们一起来回顾一下我们今天的分享的内容。拆页一，我们分享了事项分类的关键点，说明如何对事项进行分类，提到了列事项、判断紧不紧急，判断重不重，事项归类四个步骤。在拆页二，我们分享了根据角色列事项，把重要不紧急的事先安排并突出的方法，把关注点放在第二类事项中，做要事第一，我们分享了确认角色、选择要事、安排进度、每日调整四个步骤。希望今天的内容对大家之后的任务安排有启发有帮助，谢谢大家的聆听和参与。