开场:
小伙伴大家下午好,我是二级拆书家张珏,很高兴跟大家再次相聚在这里。今天我给大家带来的拆页选自《高效能人士的七种习惯》。
今天现场的所有书友,邻近的两个人一组,多出来的1位和任意一组组合,作为这个组的观察家。谢谢!
【学习目标】在跟随我完成本次RIA现场学习后,学习者能够使用(行为)一明确,二制定,三提供,四设定。“责任型授权”的四个步骤(澄清)来有效授权,把事务连同责任分配给其他人,让被授权人有发挥空间完成任务,使授权人专注更重要的事。(界定)
图书介绍(1-2分钟)
首先介绍一下我今天要拆的书——《高效能人士的七个习惯》,拆书的主题是如何运用责任型授权提高个人的管理效率或效能。
【事件场景】在面对工作或生活中的很多事情时,你宁愿自己做,也不愿意把工作分派或者授权给他人去完成,因为授权给他人的多数情况是还不如自己做的省时,质量也不如自己做的好。比如给孩子安排洗碗,又怕孩子洗的不干净,最后自己还得重新再洗一次碗,就自己继续承担洗碗的家务。安排下属写汇报材料,担心抓不住重点,达不到领导要求,不如自己亲自写汇报材料。
【提问】当日常工作事务越来越繁多,生活琐事缠身。不懂得如何授权,所有事情都喜欢事必躬亲,对我们有什么影响呢?凡事都进行详细的指导,事无巨细全部都要一个人做的话,有多少人能够做得到呢?
【影响】凡事亲力亲为,我们就没有时间去做更多更高价值的活动,而别人也没有获得实践的机会;如果我们只是作出指令型授权,自己劳心费时却不能创造出更高价值不说,被授权人还会因为不被信任而怨言四起。
【解决】所以学会如何授权是非常有必要的。今天我们就来跟随管理学大师史蒂芬柯维在《高效能人士的七个习惯》给我们的一个管理工具,如何进行责任型授权来解决困局。这种授权只需要做到四步,就能告别不会授权的现状。通过责任型授权给被授权人提供资源,允许自行选择做事的具体方法,并为最终的结果负责,把事务连同责任分配给其他人。就能提高安排工作、生活的能力,能够真正做到要事为先,从而提高个人的管理效率或效能。
接下来,就请大家带着好奇心,和我一起进入R环节。
【R】阅读原书拆页
拆页源自《高效能人士的七种习惯》p184-185页
【技能点】【I】强化讲解概念的能力
以上拆页内容是原书中在讲责任型授权时举的一个例子。你也许会说授权谁不会啊,不就是去做这个,去做那个,做完告诉我。授权果真那么容易吗?
【WHY】大家回想一下,你在工作中是否遇到过这样的领导,凡事他们喜欢亲历亲为,经常在做一些杂事,从而没有太多时间和精力做一些引领性或者开创性的工作。导致这个结果的原因很可能就是不会使用责任型授权。
【what】什么是责任型授权呢?我们通过几个案例剖析一下。
案例一:让下属预订培训场地,告诉她:看下培训场地使用排期,住宿是否能安排能否符合甲方需求,餐厅是否能满足学员同时就餐,并且在独立的区域......(反例1)这是不是责任型授权呢?显然不是,这是指令性授权,事无巨细,他们的关注重点是具体方法,而责任型授权更关注结果(关键点1)。
案例二:你对下属说:这次公司创新六顶思维帽会议由你主持,环节设计你随意,我就要六顶思维帽的讨论结果(反例2)。这是责任型授权吗?貌似关注结果,但也不是,因为授权者并没有为目标结果设定过程标准及指导(关键点2),这样的授权要达成目标结果会很困难。
案例三:你让销售去全市主要旅行社做一个新产品的地推,达到90%的覆盖率。(反例3)这个是责任型授权吗,这个授权有具体目标但是没有提供给销售必要的资源支持,比如产品手册等销售工具以及其他可能需要的必要支持,(关键点3)从而使任务无法实现。
案例四:你对下属说:这个培训由你负责,我们的目标成果是8月30日按照培训排期完成已经签合同的培训,过程中需要注意要让各部门通力配合,落实培训师按照培训方案严格执行,工作人员做好培训后勤服务,有问题随时汇报。需要协调的部门会提前进行安排,并提供其他必要资源支持。(反例4)这是不是责任型授权呢?这已经非常接近责任型授权了,但是还差一点,没有制定评估标准及对应的奖惩(关键点4)。
【How】从上述案例中我们很容易归纳出责任型授权最核心的步骤:第一步,明确目标成果。简称一明确(关键点1)授权前需要双方都要明确并理解最终的结果,并详细的描述出来。第二步,制定过程标准及必要指导。简称二制定(关键点2)标准是衡量过程中具体执行方法的规范和方向。这样可以确保向预期成果的方向推进不跑偏。第三步,提供可用资源。简称三提供(关键点3)资源包括哪些人力、物力、技术或者自助资源等。第四步,设定评估标准及对应的奖惩。简称四设定(关键点4)明确指出考核的标准是什么?考核的次数和频率怎样?相应的奖惩是什么?比如财务奖励、精神奖励、职务调整等等。
【适用边界】当我们想让被授权人能释放其创造能力、激励他在正确的原则的基础上尽一切可能达到既定的目标,就要使用责任型授权。哪些地方不适用责任型授权?比如,你是公司主管,公司新上了一个项目,你部门有位刚新进的大学生,你想让他参与这个项目,这位大学生对这个项目一无所知,你就不会也不适宜运用责任型授权的方式给他布置这个任务。被授权方所具备的能力不足以让授权方有足够信任的;对被授权方能力缺乏足够了解的,责任型授权就不适用。
【不这么做的坏处】通过这四步,你就可以将自己的一部分任务连同责任授权给别人,你的授权成功率就会大大提升。否则,你极有可能处于这样状态:怎么让你干点事就这么难呢!还不如我自己干来得痛快!凡事亲历亲为,经常在做一些杂事,从而没有太多时间和精力做一些引领性或者开创性的工作。
【预防异议】可能有些学习者会问:是不是任何情况下都要使用责任型授权?指令性授权是不是就一无是处呢?其实并不然,比如马上执行的项目各项环节已经敲定,一些简单具体事务就可以用指令性授权。如:小刘,你帮我发个邮件给项目相关人员,告知他们这个细节的变化。责任型授权的四个步骤是不是在任何情况下都必须按顺序使用?对于有明确的工作步骤,操作规程的工作。在工作职责考核中已经列入的工作等可以根据实际情况选择必要的步骤进行授权。
【技能点】【A2】教学习者编剧本
【拆书家提问设计】在厘清责任型授权的概念、好处、以及具体的方法后,下面我就来现场应用一下。《这样读书就够了》中有介绍了一个重要的关于学习的研究成果:在大脑中过一遍,等于实际应用一遍。接下来我们就通过编剧本的方式,让刚刚学到的内容在大脑中过一遍。请大家编一段小故事,设计出人物,情节变化(包括:起因、经过、结果)和对方的对话,动作等,其中部分对话要体现“一明确,二制定,三提供,四设定”的责任型授权步骤,摘要在一张纸上,时间5分钟,然后请一位小伙伴分享一下他的剧本。
要求:在对话中用到责任型授权的4个步骤。
对白:(明确目标成果、制定过程标准及必要指导、提供必要资源、设定评估标准和奖惩等方面沟通时的全部对话)
【学习者案例】
【我的反馈】
好的,咱们的小伙伴都表演的非常到位,场景真实亲切。看来大家都掌握了责任型授权的四个步骤。让我们对他们的优秀表现给予最热烈的掌声!
【结语】
今天我的拆书就到这里,谢谢大家!