开场:
【自我介绍】大家好,我是今天的拆书家肖利,首先用三个标签介绍我自己:第一,在拆书帮,我是一级拆书家;第二,在工作中,我是企业HR;第三,在生活中,我是1岁宝宝的妈妈。
【学习目标】大家在跟随我完成本次RIA现场学习后,就能够在遇到下属的工作方式或工作行为让你不满意时,运用建设性反馈技术,让下属正视自己的工作问题,并且知道改正的正确方向。
【现场分组】在分享之前,我们进行现场分组,从我右手边开始数2人一组,谢谢大家!
【F特征】今天我带拆的片段来自《教练型管理者》,本书综合作者在世界知名企业的教练实践和教学经验,介绍的技术、方法和工具都来自真实的企业管理实践,为企业管理者提供了一套完整、全面的教练工具和流程。
【A优势】教练技术经典书籍《高绩效教练》、《引导型教练》等均偏重于从理念层面阐述教练行业的发展,难以落地或接近国内管理情景。本书选取了作者在教练对话中的很多片段,更加符合中国国情和中国企业的生存背景。
【B1利益】谷歌的氧气计划提炼出了10项优秀管理者行为标准,排在第一位的就是成为一名好教练。本书能够让读者能在最短的时间内,成为一名合格的教练型管理者。
【B2利益】管理者指出下属工作的不足时,有时下属觉得不是他的问题,是你在给他穿小鞋;有时他改了,但根本不是你想要的结果。今天这个片段可以帮助解决这个问题。
请大家用2分钟的时间阅读原文片段,阅读完成后的小伙伴请举手示意我。
【片段来源】《教练型管理者》P99-101
【主题】建设性反馈技术-AID
【原文】
通过积极性反馈的学习,我们可能感受到表扬人不容易。其实批评人更不容易。因为表扬至少不用担心对方会生气,批评弄不好会和人起争执,所以我们在批评人的时候总会有些担心,担心对方会难以接受。有句话我们都知道:“批评要做到对事不对人。”关键是怎样才能做到“对事不对人”,这个度很难把握。比如,管理者随口所说的一句“一点儿想法都没有”,这是针对人的,是一种人格化批评,直接伤害了对方的自尊和自信,必然会造成对方的工作绩效下滑。管理者的一句“这样的提告毫无价值”,虽然不是直接针对人本身的批评,但还是会让人特别沮丧。
为此,还有一种称为“三明治”或“汉堡包”式的批评方法,就是先表扬一下对方(最上面一层),接着把“难听”的话说出来(中的一层),最后赶紧安抚一下情绪(最下面一层)。但如果一直使用这种模式,那么对方以后就不会听前后的内容了,因为他知道你真正想说的就是中间的内容。
还有很多管理者担心自己会“得罪人”,在工作中忍气吞声地做“老好人”,不断地扮演“救火队长”的角色,不仅把自己累得半死,还拿不到应有的工作绩效。著名企业教练约翰·惠特默曾说过:“没有正确的信息反馈,改正就不可能恰到好处。”建设性反馈是非常重要的,可以让员工正视自己的工作问题,改善错误的工作方式,以及提升工作效率。
有效的建设性反馈由3个要素构成:一是描述行为和事实(Act);二是阐述影响及后果(lmpact);三是指明期待的行为和结果(Desired outcome)。这三个要素缺一不可,我们简称为AID反馈技术。
在工作中,作为管理者不可避免的需要指出下属工作的不足。当下属的工作方式或工作行为你不满意时,你会如何指出?是随口一句“你这报告毫无价值”,伤害下属的自尊心和自信心,导致下属业绩下滑,影响团队氛围;还是苦口婆心的“三明治”批评法,“你一定是加班加点才做到提前完成报告的吧,真是辛苦了,但是这报告干货不太够,不过没关系,第一稿做成这样已经很不错了”,迟钝点的下属也许觉得你是在表扬他,懂套路的下属下意识的跳过前后的内容,直接听但是了。
那应该如何指出呀?我们都知道批评要对事不对人,可怎样才能做到对事不对人呢?建设性反馈技术就提供了这样一种对事不对人的批评方法。
第一步:描述行为和事实。描述具体行为及行为产生的结果,而不是对人的行为做出评判。比如说“遇到问题首先来问领导怎么办而不是自己先思考”的行为描述,而不是“没有思考能力”的评判。而对行为的评判,会让下属觉得你是在针对他个人,产生抵触心理。
原文中的第二步是说明影响和后果。在这里我们把这一步细化为两个步骤。第一:说明行为和事实对集体或团队的影响及后果。这是你对下属工作行为和方式不满意的主要原因,通过说明对集体或团队的影响及后果,让下属明白他造成的后果。第二:说明行为和事实对他个人的影响及后果。只有下属认识到行为和事实对他个人产生不利影响的时候,跟他自己的利益相关时,他才更有触动,更加重视,更愿意改正。
第三步:正向指明期待的行为和结果。批评是为了下属改正,提高下属业绩,最终管理好团队。如果我们只告诉下属希望他不做什么,那么下属会不清楚我们到底需要他做什么。
试想这样一个场景,你的一个下属上班期间跟同事聊八卦,你告诉他不希望他上班期间聊八卦,那他下一步会怎么做呢?有没有可能他开始在上班期间跟同事聊新闻、聊人生了。正向表达就可以避免这样的误解,因为你明确告诉他希望他上班期间专心工作。
举一个简单的例子,我的一个下属小周经常迟到,我该如何指出他的问题呢?
第一步:描述行为和事实。
小周,这周你一共迟到了4次,而且还有两次是上午10点才到公司的,整整比公司的规定晚了1个小时。今天早上,你旁边的小金还替你接过5次电话。
第二步:阐述行为和事实对集体或团队的影响及后果。
这样不仅影响了小金的正常工作,让其他部门觉得我们部门没有规矩,更会让上级领导怀疑我们部门的工作饱和度。
第三步:阐述行为和事实对下属个人的影响及后果。
迟到时同事帮你接电话也会给你的客户留下了你不专业的印象,严重影响了你的工作进度和客户满意度,最主要也会影响你的实际收益,不是。
第四步:正向指明期待的行为和结果。
希望你从明天开始能提前10分钟来公司。
有学员回问,我不是管理者,这个技巧对我有用吗?答案是肯定的。
建设性反馈不仅可以运用在工作中,也可以应用在生活里。在生活中,我们想正式的跟重要的他人沟通某个问题,希望对方认识到自己的行为对我们造成影响,希望对方改正或改进时,就可以运用建设性反馈技巧。比如你的另一半喜欢应酬,晚上总是回家很晚,家庭的琐事和孩子的教育都是你一个人负责,你希望通过沟通让他改正,但又担心这样的沟通会变成争吵,就可以应用建设性反馈的技巧,让另一半正视自己的问题,明白行为的影响,同时清楚改正的方向。建设性反馈技巧,通过描述行为和事实避免沟通变成质问,通过说明影响和后果强化改正意愿,通过指明期待的行为和结果避免对方走向另一个我们不期待的结果。当然与所有沟通一样,建设性反馈技巧的前提也是平等的沟通氛围、客观的沟通表达。
拆书家提问设计(逐字稿):
我们刚刚分享了运用建设性反馈技巧批评下属的方法。那么,接下来我们一起做一个演练。请大家认真听一下演练的场景。
场景描述:
王经理交代给下属小刘上周六前做一份针对学龄前儿童的六一儿童节的活动方案,本周五小刘才提交方案。可王经理打开方案一看,小刘做的六一儿童节方案和上一期针对老年人做的端午节方案除了时间、参与人员外其他的一模一样。下周一六一儿童节的方案就要提报至上级领导审批,可小刘提报的这个方案明显不符合要求,老年人和儿童对活动的要求完全不同。如果把小刘这个方案提报上去,上级领导一定会觉得部门工作很差劲,对工作应付了事,会严重影响部门绩效。如果现在更改方案,部门里相关同事这周末都要加班,领导和同事对小刘一定很有意见,这个月的绩效估计要垫底了。
现在请大家两人一组,分角色进行演练。一人扮演王经理,一人扮演小刘。请扮演的王经理的小伙伴运用今天所学的建设性反馈技巧,指出小刘工作的问题,让小刘认识到自己造成到影响,并知道改正的方向。
演练时间4分钟,4分钟后我们选出1-2组进行分享,看大家是如何使用这个方法的。
学习者案例记录:
宇星(小刘):王经理,你好。这是我做的六一儿童节的方案
胡旭(王经理):好的。小刘,这是我上周交给你的任务,这都本周五了,你才交给我。刚我大概看了看方案的内容,和我们上次做老人节的方案内容差不多(描述行为和事实)。这么长时间才交过来,是有什么问题吗?
宇星(小刘):刚好这段时间家里有事太忙了,没有很好的了解这个方案的前因后果。我咨询前辈时,前辈们也没有给我指点,而是直接丢给我了。
胡旭(王经理):你的意思是时间紧,又没相关的工作经验,所以着急按之前的方案修改完成的?但这个工作还是拖延了一周的时间,下周一要提交方案,如果让领导看到这个方案,一定会不满,对我们团队会有不好的印象(对集体或团队的影响及后果)。如果我们重新更改,时间会很仓促,对整个团队来说,需要重新理清思路,大家会对你很有意见(对个人的影响及后果)。基于你对这个工作并不是很熟悉,接下来我希望你对这个工作一定要去深入思考和理解,并且多多咨询部门老同事,把这个任务进行划分,让部门同事帮你一起尽快完成,在周日时提交上来(正向指明期待的行为和结果)。
宇星(小刘):领导可以帮忙指派几个比较有经验的老同事帮帮我吗?我一个人可能干不完
胡旭(王经理):你去找小王、小张,好吧?
宇星(小刘):好的
拆书家总结:
感谢两位的分享,两位在描述行为和事实后,基于场景描述中不太清晰的地方,增加了一步原因询问,原因清晰是为了后面第三步更好的指明期待的行为和结果,中间阐述了行为对集体对个人的影响,也提到了期待周日之前看到结果。用这种方式反馈的效果会比直接用批评方法要好的多。
相信大家通过刚才的演练和表演,已经学会了建设性反馈技巧。希望大家在以后的生活工作中,当遇到下属工作行为或方式让你不满意时,能够运用今天学到的建设性反馈技巧,让下属认识到自己工作的问题,并清楚改正的方向。我的分享到此结束,谢谢大家!