高效2分钟  摘自《搞定I》193-194页

即使你面对的并不是什么重要任务，如果你能在两分钟之内完成，那就应该立即完成将其完成。这个“两分钟原则”的原理是：对于任何任务，保留、跟踪、最后完成它所花费的时间，要比立刻完成它花费的时间更长——换句话说，这是一条提高效率的捷径。如果一件事情根本不值得你去完成，那么就把它丢入垃圾桶；但只要这件事情是你迟早要做的，那就需要考虑到“效率”这个因素。

许多人发现，遵守“两分钟原则”并养成习惯后，他们的工作效率有了大幅度的提高。一位软件公司副总经理告诉我，这个原则让他每天多出了1小时的自由时间！他每天要在工作时间处理300封电子邮件，还要完成大量的企业日常事务。这些电子邮件几乎都是他的下属发来的，大部分是向他汇报工作，需要他对某些事情做出批示。但是因为这些邮件并不是他每天工作的重点，所以他任由它们堆积在收件箱中，等待“稍后处理”。当堆积下来的邮件达到几千封之多的时候，他就不得不花费整个周末的时间来处理完这些邮件，这样才能赶上工作的进度。如果他是个二十六七岁的小伙子，这也许不是什么问题，但是他已经三十好几了，并且有了自己的孩子，周末加班几乎是不可能的了。在我辅导他的时候，我和他一起处理了收件箱中的800多封邮件，结果发现其中大部分是可以直接删除的，个别邮件需要作为参考资料归档，剩下的大部分可以在两分钟之内简短回复一下。一年以后我和他取得了联系，两分钟原则对他依旧管用！他邮箱中堆积的邮件再也没有塞满整个屏幕。他说，这个简单的“两分钟原则”大大缩短了他的任务响应时间，让他的工作方式和态度大大改观。他的同事都说他是由“特富龙” 那样的高性能材料制成的。

上面这个例子似乎有点夸张，但它的确向我们揭示了这些简单的处理原则是多么的重要，特别是当你接受的任务越来越多、速度也越来越快的时候。

学习目标：在跟随我完成本次RIA现场学习后：

1、学习者能够理解：要事优先的原则，与2分钟法则，并不矛盾；

2、学习者能够学习到：对于2分钟内能完成的任务，不去考虑这件事的重要紧急程度，立即完成。

F：《搞定》的作者是世界知名时间管理大师戴维·艾伦，全球数以千万计的人在按他的GTD原则处理事情，很多大腕明星高管都将自己生活和工作的巨大成就归功于GTD，GTD这个单词正是从这套书的英文名“Get Things Done”而来。

A：《搞定》这套书的特点是有成体系的解决方案，你可以系统性采纳，里面也有大量处事原则与零散建议，你也可以独立运用，另外这套书也一直紧随现今科技的快速发展一直更新改版，与时俱进。

B：当你想维持工作与生活的平衡，但整日事务缠身，顾此失彼时，这套书能极大提高你的效率。我们有什么好的办法处理耗费时间不多，也难于分清“紧急”与否的事情呢？今天我分享的片段提供了答案。

<I：拆书家讲解部分>这个片段讲述的是当你面对的并不是重要任务时，如果你能在两分钟内完成，那就立即将其完成。但我们知道管理学大师彼得·德鲁克也有个“要事优先”原则，简单来说，这两位大师都说，要把重要的事放在前面先做。这两套理论，似有矛盾之处，但我们的理解不能停留在字面上。彼得·德鲁克同时也说过要弄清楚哪些事情必须优先，有四条法则来决策，不能轻易延缓任何工作，并且其中有一条是：摆脱已经不再有价值的过去。换句话来说，彼得德鲁克认为一项工作来了后，要先决策重要性，再去做重要的事。那这跟戴维艾伦的“两分钟原则”并不矛盾，因为决策过程就包含在这两分钟内，并且如果决策出这件事需要做，而且2分钟就能完成，那就立即完成它，因为将来保留及将来追踪这件事的成本都会超过这2分钟。

  <给出更贴近学习者的例子>如果事情都延期到集中时间处理呢？我这有个刚刚发生的例子。最近因为事情比较多，我有个我认为目前是重要的程序没写完，于是在周五的下午，就专心写程序，一切其他事务一概不管，结果一下午有2个人向我要系统数据，有3个人问我项目进展，有4个人问我合同到款情况，有5封邮件让我确认。我都置之不理，实际上我也被这些事干扰了，邮件、QQ、微信一直在闪。等到周五快下班时，有一位同事在QQ上给我发振动，震的我吓一跳，另外两位同事将邮件抄送给了更高的领导，我还是置之不理。结果，下班后的晚上，一位同事居然委托另外部门平时不怎么沟通的领导问我的情况，我不得不回复下说等周一早上马上处理。然后，今天我一早就来到公司，把可以马上处理的事都处理了，其实大部分事都是2分钟内就能完成的，比如查询合同到款情况，但我需要把那些事一个一个找出来 ，多花了些时间，然后因为多了几个领导的关注，又额外多花了些时间。最后算下来，差不多比不延缓处理那些事情加起来的总时间多了一倍，而且显然同事对我的不满情绪增加了。

  <强调不这么做的坏处>如果不这样做，像我这样造成的后果是：1、因为区分是否“紧急”的标准不一致，导致紧急的任务被延误；2、延期后花费的总时间超过立即解决需要花费的时间。3、个人绩效下降。实在是得不偿失！

A1：那大家看到了我只根据我认为的事情重要程度优先级来做事，导致的坏处。接下来，请你们回想下，你们在工作和生活中，通常是如何处理2分钟任务的？设想这样一个场景：有没有这样一件小事，比如打个电话，取个快递，回封邮件，明明2分钟就可以处理完，你却觉得它无关紧要，一直拖着不做，却还心里一直挂念耗费精力，甚至最后产生更严重的后果？以小组为单位讨论下，告诉大家你曾经拖着不做，然后造成不良后果的事。每4个人一组，用时2分钟。

  学习者设计君：这几次参加完拆书帮活动后，本来要做的笔记，其实2分钟就可以做好，但一直拖着没做。

  学习者欠费姐：公司又一次组织游园的活动邮件，当时没处理，其实处理下很简单只需要花30秒时间，等几个星期后，花了好长时间去找到这封邮件，等找到时活动已经过期了。

  学习者叶子：在花钱记账或是敷面膜的时候，有时比较纠结。

A1+：刚小伙伴分享的很好。其实2分钟只是一个原则，当你有足够充裕的时间时，可以把这个“2分钟”限制延长到5或是10分钟，如果时间不充裕时，可以把时段压缩到30秒或1分钟。请小伙伴们考虑下,自己刚才失败的A1，如何用这个行动建议完成？

  学习者叶子：花钱记账的时候，我用随手记app，每次其实很简单，都用不了2分钟。

好，今天拆解的内容，就是在日常工作生活，当各位遇到一些2分钟内能解决的事情时，不要纠结于这个事是否重要，而是马上去完成它，这样可以减轻日后的维护成本与心理负担，让各位轻松踏上工作与生活的旅程，谢谢大家。